人事档案管理制度和操作流程.docxVIP

人事档案管理制度和操作流程

人事档案管理制度及操作流程

一、制定目的及范围

为规范人事档案管理，确保人事信息的准确性和完整性，提高人事管理效率，特制定本制度。本制度适用于公司所有员工的人事档案管理，包括新员工入职档案、在职员工档案及离职员工档案的管理。

二、人事档案管理原则

1.人事档案管理应遵循“真实、完整、安全、保密”的原则，确保档案信息的真实性和完整性。

2.所有档案资料必须按照法律法规及公司规定进行收集、整理和保存。

3.各部门应指定专人负责本部门员工的人事档案管理，确保档案管理的规范性和有效性。

三、人事档案管理流程

1.新员工入职档案管理

1.1入职资料收集：新员工在入职时需提交身份证明、学历证明、职业资格证书及其他相关材料。

1.2档案建立：人事部门根据收集的资料建立新员工档案，档案应包含个人基本信息、工作经历、培训记录等。

1.3档案审核：人事专员对新员工档案进行审核，确保资料的真实性和完整性。

1.4档案存档：审核通过后，将新员工档案存入公司人事档案管理系统，并进行纸质档案的归档。

2.在职员工档案管理

2.1信息更新：在职员工如有信息变更（如职位调整、薪资变动、培训经历等），需及时向人事部门提交变更申请。

2.2档案维护：人事部门根据变更申请更新员工档案，确保档案信息的及时性和准确性。

2.3定期审核：人事部门每年对在职员工档案进行一次全面审核，确保档案信息的完整性和准确性。

3.离职员工档案管理

3.1离职手续办理：员工离职时需填写离职申请表，并办理相关离职手续。

3.2档案整理：人事部门在员工离职后，整理其人事档案，包含离职原因、工作表现、离职证明等。

3.3档案保存：离职员工档案应按照规定保存，保存期限为离职后五年，期满后可进行销毁处理。

四、档案管理的安全与保密

1.档案存储：人事档案应存放在专用档案室，确保档案的安全性，防止丢失或损坏。

2.访问权限：人事档案的访问权限应严格控制，只有经授权的人员方可查阅员工档案。

3.信息保密：人事部门应对员工档案信息进行保密，未经员工同意，不得向外部泄露任何档案信息。

五、档案管理的反馈与改进机制

1.定期评估：人事部门应定期对档案管理制度进行评估，收集各部门的反馈意见，及时进行改进。

2.培训与指导：定期对相关人员进行档案管理培训，提高档案管理的专业性和规范性。

3.问题处理：如在档案管理过程中发现问题，应及时进行处理，并记录问题及处理结果，以便后续改进。

六、附则

通过以上制度的制定与实施，旨在提升人事档案管理的规范性和效率，为公司的人事管理提供有力支持。