2024人事档案保管合同书.docxVIP

?合同编号：__________

甲方（用人单位）：__________

地址：__________

联系电话：__________

联系人：__________

乙方（档案保管方）：__________

地址：__________

联系电话：__________

联系人：__________

鉴于甲方需要对人事档案进行妥善保管，乙方具备相应的人事档案保管条件和服务，双方经友好协商，就人事档案保管事宜达成如下协议：

第一条档案保管内容

第二条档案保管期限

自双方签订本合同之日起至__________年__________月__________日止。

第三条档案保管要求

1.乙方应保证档案的安全、保密，不得泄露甲方的档案信息。

2.乙方应保证档案的完整、真实，不得篡改、损坏甲方的档案。

3.乙方应按照甲方的要求，及时、准确地提供档案查询、借阅等服务。

第四条档案的查询和借阅

1.甲方有权按照法律法规和本合同约定，查询、借阅乙方保管的档案。

2.乙方应在接到甲方的查询、借阅请求后，及时提供相关档案。

3.甲方应在借阅结束后，及时将档案归还乙方。

第五条费用及支付

1.乙方应按照双方约定的费用标准，向甲方收取档案保管费。

2.甲方应按照双方约定的支付方式，按时向乙方支付档案保管费。

第六条违约责任

1.任何一方违反本合同的约定，导致合同无法履行或者造成对方损失的，应承担违约责任。

2.乙方泄露甲方档案信息或损坏甲方档案的，应承担相应的法律责任。

第七条争议解决

本合同履行过程中发生的争议，双方应友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院起诉。

第八条其他约定

1.本合同一式两份，甲、乙双方各执一份。

2.本合同自双方签字（或盖章）之日起生效。

甲方（用人单位）：__________

乙方（档案保管方）：__________

签订日期：__________年__________月__________日

注意事项及解决办法：

1.档案的准确性和完整性：甲方需确保提供给乙方的档案是准确和完整的，如果发现有遗漏或错误，甲方应及时通知乙方进行更正。

解决办法：甲方应设立专人负责档案的整理和核对工作，确保档案信息无误。一旦发现档案问题，甲方应及时与乙方沟通，提供相应的更正信息。

2.档案的保密和安全：乙方需采取一切必要的措施来保护甲方的档案不被未授权的人员访问，防止档案的丢失、损坏或泄露。

解决办法：乙方应建立完善的档案保管制度，包括访问控制、物理安全措施和数据加密技术等，确保档案的安全。

3.合同的变更和终止：如果合同双方同意变更合同条款或终止合同，应签订书面协议，并明确变更或终止的条件和程序。

解决办法：合同中应包含合同变更和终止的相关条款，明确双方的权利和义务。任何变更或终止协议都应以书面形式进行，并由双方签字确认。

法律名词及名词解释：

1.人事档案：指记录员工个人基本情况、工作经历、考核结果、培训记录等信息的文件资料。

2.用人单位：指依法成立，录用员工并支付劳动报酬的企业、个体经济组织、机关、事业组织、社会团体等。

3.档案保管方：指接受用人单位委托，负责对人事档案进行安全保管的服务机构或个人。

4.档案保管费：指档案保管方因提供档案保管服务而向用人单位收取的费用。

5.违约责任：指当合同一方或双方未履行或未完全履行合同约定的义务时，应承担的法律责任。

6.争议解决：指当合同双方在合同履行过程中发生争议时，通过协商、调解、仲裁或诉讼等手段来解决争议的过程。

7.法律法规：指中华人民共和国的法律、行政法规、地方性法规、部门规章等具有法律效力的规范性文件。

应用场合：

1.企业或组织需要将人事档案外包给专业的档案保管公司或个人进行安全、专业的管理。

2.企业或组织因人员变动、办公室搬迁等原因，需要暂时或长期将人事档案移交给第三方保管。

3.企业或组织为了提高档案管理的效率和专业性，选择与专业的档案保管机构合作。

补充条款：

1.档案的转移：当甲方与乙方的合同终止时，乙方应将所有档案完整、安全地移交给甲方。

2.档案的数字化：乙方可以将档案进行数字化处理，但必须确保数字化的档案与原始档案内容一致，并保障数字档案的安全。

3.培训与指导：乙方应提供必要的培训和指导，帮助甲方相关人员了解档案保管的最佳实践和流程。

4.保险与赔偿：乙方应购买适当的保险，以覆盖因档案丢失、损坏或泄露可能造成的损失。

附件列表：

1.甲方提供的档案清单：详细列出所有需要乙方保管的档案内容。

2.乙方提供的服务说明：详细描述乙方提供的档案保管服务内容、流程和标准。

3.保险证明文件：证明乙方已购买适当的保险，以覆盖可能发生的损失。

4.培训材料和指导手册：供甲方参考，以了解档案