秘书学 第一章 秘书学导论.ppt

秘书学

;秘书学杂志目录;绪论;一、秘书学定义

秘书学是以研究秘书、秘书机构和秘书工作为对象，以其产生、发展、内容、主客体关系、职能特征、基本规律、主要原则、职能环境、思维和工作方法及管理等研究内容的科学。

;;过去人们对秘书工作的误解：;秘书不是一个职业

秘书是一个填补漏洞的工作

秘书不需要非常聪明，也不需要任何证书

秘书最适合非常年轻的妇女

秘书是一个意味着妇女能遇到未来丈夫的工作

秘书是金发碧眼、带着假睫毛、染着长长的红指甲的洋娃娃做的工作

;四秘书工作的主要内容;;附：中共历史上的著名秘书：;做好秘书工作应该做好哪些准备

（一）、了解秘书工作性质

;;;

（二）、秘书具备基础知识

;1、管理

2、财务;;;3、计算机

4、写作

5、外语

6、礼仪

;例1、客人要找的负责人不在时？

要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。

;例2、

客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见？

要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料

;例3、接待人员带领客人到达目的地，正确的引导方法和引导姿势。？

１、在走廊的引导方法。

接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。

２、在楼梯的引导方法。

当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面。

3、客厅里的引导方法。当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。;7、事务

8、办文、会、电

9、调查研究

10、信息

11、档案管理

12、沟通、协调、判断、预见

;二、秘书自身具备条件

1、良好职业道德、沟通、应变能力

2、吃苦耐劳

3、良好心态

4、仔细认真

5、倾听

6、建议时机

;7、团结（同事、领导）

8、朝气

9、保密

10、加强自身修养

11、办事效率

;???书一天工作具体总结：

一、今天的主要工作：

工作1：??????????????????????????????工作2：????????

工作3：??????????????????????????????工作4：

二、今天说的最恰当的话：

三、今天说的最不恰当的话：

我应该这样说：

四、今天做的最不好的一件事：

我应该这样做：

五、???**?????公司客户有?**????的变动，需要我采取以下建议：;六、今天收集的信息：

1、客户XX的爱好有：

2、公司发布的新产品：

3、行业中的新动向有：

七、对自己今天工作的评价：

八：我觉得还有些地方需要改进：

九：对今天没有办成的事情，我打算采取这样的做法：

十：今天办得比较成功的事情有：;十一、如何帮领导联系客户会面？

在打电话之前，你首先要做的事情有：

1、了解约会的内容与目的。

2、了解约会的日期、时间、地点。

3、了解约会时间的长短。

4、有否有其他与会者。

5、特殊要求。

;12、幽默化解尴尬

13、守时

;季市长与他的秘书;季市长上任伊始，就发现办公厅秘书处老许学识渊博，功底深厚。俄罗斯曾派出一个宇航科技代表团来市里访问。市长要出面接待，许秘书为此准备了谈话提纲。会谈中，季市长不仅对世界宇航领域的发展状况作了透彻的分析，而且展望了未来的发展，对人类共同开发宇宙资源提出了一些很有见解的看法。那些宇航专家一个个伸出大拇指赞口不绝，说季市长的见解精辟，有独到之处，对宇宙尖端科学了解如此深刻的政府官员是不多见的。后来，季市长;又接见了一个考古代表团。季市长从许秘书准备的材料中，不仅掌握了本省本市的古文化遗产，而且对我国最新考古成果也了解得比较全面，特别对该考古代表团成员的成果都知晓得十分具体。有位专家私下问旁人，季市长是否是考古学者出身？当他得知市长原来是搞建筑的专业人员时，他惊奇得目瞪口呆。

;;前不久，许秘书积劳成疾住院了。恰巧这时美国水生物代表团前来访问。市政府办公厅为了搞一份市长参考的资料，请来了高校和科研单位的水生物方面的专家，结果搞了两天因意见不统一而写不出一份材料来。明天就要与美国朋友会谈，市长下班时习惯地看看自己的办公桌，只见一份水生物研究方面的综合资料，照例放那儿。许秘书病中还没有忘记自己的职责。第二天，那些专家们没写出综合材料，办公厅只得安排他们一起出席座谈，以便帮助领导回答专业性很强的问题。没想到市长谈吐自如，旁征博引，毫无外行窘态