小学档案管理制度.docxVIP

小学档案管理制度

第一章总则

为加强小学档案管理，确保档案的安全、完整和有效利用，依据国家有关法规、教育部的相关政策及本校实际情况，特制定本制度。小学档案是记录学生个人经历、学习成绩、思想品德等重要信息的文件材料，是学校了解和管理学生的重要依据。

第二章档案管理任务

小学档案管理的主要任务包括：

1.档案的收集与整理：及时、准确地收集和整理学生的各类档案材料。

2.档案的保管：对档案进行安全保管，确保档案完整无损。

3.档案的查阅与借用：合理规定档案查阅和借用的程序，确保信息的安全性和保密性。

4.档案的转递：在学生转学或其他原因需要转递档案时，确保流程的规范性和安全性。

5.档案的更新与维护：定期对档案进行更新，确保信息的准确性和时效性。

第三章档案的收集与归档

3.1档案材料的收集

档案材料的收集由班主任和教务处共同负责，主要包括：

-学生入学登记表

-个人简历

-成绩单

-考勤记录

-评语及奖惩材料

-家长意见书

-其他相关证明材料

3.2档案的整理与归档

归档材料必须按照规定的格式进行整理，要求字迹工整、内容完整。每学期结束时，班主任需将本班学生的档案材料整理归档，并填写《档案归档登记表》。

第四章档案的保管

4.1档案保管的责任

档案由教务处专人负责保管。档案应存放在专用的档案柜中，并采取防火、防潮、防盗等安全措施。

4.2档案的编号与登记

所有档案材料必须逐一编号并登记，每年进行一次档案的清理和核对，确保档案的完整性和安全性。

4.3档案库房管理

档案库房须符合防火、防盗、防潮等要求，未经批准，任何无关人员不得随意出入。

第五章档案的查阅与借用

5.1查阅申请

学生、家长或其他相关人员查阅档案时，需填写《档案查阅申请表》，并经班主任或教务处批准。

5.2借用规定

档案原则上不予外借，特殊情况下需外借时，需经校长批准，并在借用登记册上进行详细记录。借用者需对档案负责，确保档案的完整性和安全性。

5.3查阅注意事项

查阅档案时，应遵守保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划、拆换。如发现档案损坏或丢失，查阅者须立即报告相关负责人员。

第六章档案的转递

6.1转递申请

学生转学或因其他原因需要转递档案时，需填写《档案转递申请表》，由班主任审核后提交教务处。

6.2转递流程

教务处负责密封转递档案，禁止个人随意携带。转递的档案需填写转递通知单，并通过正规渠道进行转递。对转进的档案，应及时核对无误，并办理通知单回执。

第七章档案的更新与维护

7.1定期更新

教务处应定期对档案信息进行更新，确保档案信息的准确性。每学期结束时，班主任需对学生的学习成绩、评语等信息进行核对并更新。

7.2档案信息的维护

如发现档案信息有误，班主任需及时向教务处报告，并按照相关流程进行信息更正。

第八章监督与评估机制

8.1监督机制

学校设立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行检查与评估，确保档案管理制度的落实。

8.2评估标准

档案管理的评估标准包括：

-档案的完整性和准确性

-档案查阅和借用的合规性

-档案保管的安全性

-档案转递的及时性和规范性

8.3反馈与改进

监督小组应定期召开会议，总结档案管理工作中的问题与不足，并提出改进措施，确保制度的持续优化。

附则