工贸公司数据管理办法.docx

工贸公司数据管理办法

一、总则

1.为加强本工贸公司数据资源的管理，提高数据质量，保障数据安全，促进数据的有效利用，特制定本办法。

2.本办法适用于公司内部所有涉及数据的采集、存储、处理、传输、共享、销毁等活动的部门和人员。

二、数据管理原则

1.准确性原则

所有数据应如实反映业务实际情况，数据录入人员应对数据的准确性负责。通过建立数据审核机制，定期对数据进行抽检，及时发现和纠正错误数据。

2.完整性原则

确保数据在各个环节的完整性，避免数据缺失。明确规定各类业务数据的必填项，并建立数据完整性监控机制，对于关键数据的不完整情况及时提醒相关责任人。

3.安全性原则

根据数据的重要性和敏感性进行分类分级，采取相应的安全防护措施。对涉及商业秘密、客户信息等敏感数据要进行加密存储和传输，严格限制访问权限，防止数据泄露。

4.及时性原则

数据的采集、更新应及时，确保公司各部门使用的数据是最新的。建立数据更新的时间标准和流程，对于时效性要求高的数据要实时或定期更新。

三、数据分类与分级

1.数据分类

-业务数据：包括销售数据、采购数据、生产数据、库存数据等与公司日常经营活动直接相关的数据。

-财务数据：涵盖会计账目、财务报表、成本核算数据等反映公司财务状况的数据。

-客户数据：如客户基本信息、交易记录、客户反馈等。

-人力资源数据：包括员工档案、考勤数据、绩效评估数据等。

2.数据分级

-绝密级数据：涉及公司核心商业机密，如重大战略规划、未公开的专利技术信息、高级管理人员薪酬等，此类数据的访问和使用需经公司最高管理层批准。

-机密级数据：包括客户的详细资料、财务报表、采购价格等敏感信息，仅限相关部门主管及特定授权人员访问。

-秘密级数据：如一般性业务数据、员工个人敏感信息等，在公司内部按业务需要授权使用。

-普通级数据：对公司影响较小的数据，可在公司内部公开共享。

四、数据采集

1.采集要求

-数据采集应遵循合法、合规、必要的原则，明确采集目的、范围和方式。

-制定统一的数据采集标准和规范，包括数据格式、编码规则等，确保采集的数据具有一致性和规范性。

-采集人员应经过培训，熟悉采集流程和要求，对采集的数据质量负责。

2.采集方式

-人工采集：对于无法通过自动化系统获取的数据，如部分纸质文档中的数据，可通过人工录入的方式进行采集。人工录入时要进行双人核对，确保数据准确。

-自动化采集：利用信息系统、传感器等技术手段自动采集数据，如生产线上的设备运行数据、销售系统中的订单数据等。要定期对自动化采集设备和系统进行维护和检查，确保数据采集的稳定性和准确性。

五、数据存储

1.存储策略

-根据数据分类分级结果，选择合适的存储介质和存储方式。对于绝密级和机密级数据，应采用加密存储，并存储在具有高安全性的存储设备或存储区域中。

-建立数据备份机制，定期对重要数据进行备份。备份数据应存储在异地，防止因本地灾难导致数据丢失。备份的频率根据数据的重要性和变化频率确定，如财务数据可每日备份，业务数据可根据业务量按周或月备份。

2.存储环境管理

-对数据存储设备和环境进行监控和维护，确保温度、湿度等环境条件符合要求，保障存储设备的正常运行。

-建立存储设备的访问日志，记录对存储设备的操作情况，便于审计和追踪。

六、数据处理

1.数据清洗

定期对数据进行清洗，去除重复数据、错误数据和无效数据。建立数据清洗规则和流程，可通过数据比对、逻辑校验等方法识别和处理异常数据。

2.数据转换

根据数据分析和使用的需要，对数据进行格式转换、编码转换等操作。在数据转换过程中要确保数据的准确性和完整性，对转换前后的数据进行校验。

3.数据分析与挖掘

鼓励公司各部门利用数据分析和挖掘技术，从数据中提取有价值的信息，为决策提供支持。数据分析和挖掘应在合法合规的前提下进行，不得侵犯客户隐私和公司商业秘密。

七、数据传输

1.传输安全

-对于通过网络传输的数据，特别是敏感数据，要采用加密传输技术，如SSL/TLS加密协议等。

-在传输过程中要对数据进行完整性校验，防止数据在传输过程中被篡改。

2.传输流程

建立数据传输审批流程，明确数据传输的发起方、接收方和传输内容。对于跨部门、跨公司的数据传输，要经过双方负责人的批准，并签订数据传输协议，明确双方的权利和义务。

八、数据共享

1.共享原则

-在确保数据安全和遵守保密规定的前提下，根据业务需要进行数据共享。数据共享应有利于公司内部协作和业务发展，提高工作效率。

-按照数据分级，明确不同级别数据的共享范围和共享方式。绝密级数据一般不共享，机密级数据在经过严格审批后可在特定范围内共享，秘密级和普通级数据可根据业务流程和授权在公司内部共享。

2.共享流程

建立数据