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档案文书管理制度范本（通用6

篇）

档案文书管理制度1

1、文书立卷

每年年初，政府文件部门或业务部门应首先制定出当年可能形

成文件的文件类别，并按文件类别做好文件的收集和分类工

作。在收集完整文件的基础上，根据以下特点逐项进行分类。

①分年度。将文件按其形成的年度分开。

②分级别。将文件按其之间的关系分成上级、同级、下

级。对互相联系紧密的文件，如上级的批复、下级的请示应放

在一起。

③分机构。将文件按其产生或承办部门分开。

④分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。

⑤分期限。根据《文书档案保管期限的规定》，将文件按

不同的保管期限分开。

在文书分类的基础上，根据实际情况，灵活运用文件各特

征（问题、、时间、地区、文件名称、文件往来机关），分别

组合成若干个案卷。拟写案卷标题，简明、确切地反映卷内文

件的内容。案卷正式确定下来后，根据卷内文件时间、重要程

序、问题、、地区、文件名称、文书往来机关等具体情况系统

排列。编写卷内文件的页号；填写卷内文件目录和备考表；拆

除档案文件上的金属物，装订案卷；填写案卷封面，包括案卷

标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编

号等。

2、档案管理

对档案库房中的文件柜和书架进行科学的排列和编号。保持

仓库清洁卫生。学习和掌握文件保护技术。仓库应有防高温、

防潮、防盗、避光、防尘等安全设施。，以避免灰尘、有害气

体、微生物、昆虫和老鼠对档案的危害。

3、档案利用

准备检索工具。编制案卷目录、全引目录、专题文件目

录、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料

等，并积极开展档案史料的编研工作。查阅、借阅有关文件，

需经秘书长批准；对摘抄、复制的档案资料进行审核、登记，

然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。借阅档案，应认真填

写借阅登记薄《档案利用效果登记表》，以便存查。对借出的

档案资料要按时收回入库。

4、档案统计

建立档案进出登记簿。准确编制档案工作统计年报，并及时

上报有关部门。

5、档案鉴定

根据国家有关档案保管期限的规定，制定档案保管期限

表，由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对

档案进行鉴定。剔除没有保存价值的文件，对归档文件确定其

保管期限。对保管期限已经满10年的档案，移交市档案馆保

存。对会议形成的资料、市政协大事记、常委会议记录等也要

立卷、归档、入馆。

档案文书管理制度2

(一)文件管理制度

第一条管理要点

1、为了使公文管理工作制度化、规范化、科学化，提高公文

的速度和质量，充分发挥公文在各项工作中的指导作用。

2.文件管理的范围包括:上级下发的文件、各种公司制度文

件、对外传真文件、政策指导性文件、各种合同文件。

3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页

眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时

间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。

4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编

号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

第二条制度规范

1.办公室人员负责起草、发送、接收、打印、归档、借阅和

销毁文件。

2.公司的公文报送权和发文权主要集中在行政人事部，各部

门不得自行上下发文。

3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总

经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起

草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印

后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖

章，签发。

4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相

应记录。

5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般

性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主

管。

6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借

阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理

批准后方可借阅。

7、办公室管理人员对文件借阅进行登记，作好借阅记录，并

限期清退。

8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整

理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小

清，年终一大清。

9.根据归档时间和归档的必要性销毁文件，应