广告宣传制作费用管理规定.pdfVIP

公司广告宣传制作费用管理办法

一、总则

1、加强公司广告宣传品费用管理,规范操作过程,提高工作效率,

根据公司有关规定,特制定本办法;

2、本办法适用于公司所属各单位广告宣传品制作的审批、承印、

审核与结算;

二、广告公司招投标

1、严格执行招标投标管理办法规定;

2、严肃形势和纪律,严格执行招标投标流程,建立招标投标资料

归档管;

3、禁止公司内部员工参股广告公司并进行招投标工作;

三、职责分工

1、公众营销中心主要职责：

1)负责宣传画册、海报、横幅、广告用品等宣传用品的业务申请

和制作；

2)负责协助综合支撑中心做好定点印刷厂、广告公司的招标管理

工作；

3)负责向定点广告公司下达宣传品制作任务；

4)负责广告宣传品制作的质量、数量的验收工作；

5)负责广告宣传品制作经费的报销工作；

6)负责广告宣传品制作的价格审核工作;

2、综合支撑中心主要职责：

1)负责牵头组织定点印刷厂、广告公司的招标管理工作；

2)负责参与广告宣传品制作的质量、数量的验收工作；

3)负责参与广告宣传品制作的价格审核工作;

3、集客营销中心中心主要职责：

1)负责向公众营销中心提供广告宣传品制作业务需求单,业务需

求单内容要求填写及时、完整、准确；

2)负责本中心业务范围内广告宣传品的制作；

3)负责本中心业务范围内广告宣传品的质量、数量的验收工作;

四、工作要求

1、广告宣传需求发起：

各中心海报、横幅、广告用品等宣传用品的制作,结合实际需

求,报需求计划给公众营销中心,由公众营销中心部分管领导审核

报分公司总经理同意后,方可制作;

2、广告宣传审核：

定点印刷厂、广告公司必须凭广告宣传品制作业务需求单办理

广告宣传品制作业务；紧急需要的广告宣传品制作可先邮件报备,

经同意后,可先制作后审批,但必须在3天内补办广告宣传品制作审

批单;

3、广告宣传制作：

定点印刷厂、广告公司负责上门取稿、上门校对、上门送货、

上门悬挂、上门拆卸条幅除外;各中心在收到广告宣传物料后,要严

格按申请单要求进行验货,确保质量和数量;若在接收宣传物料时

发现破损、缺失或与要求不符时,可拒收；或注明实收货物明细,

并通知公众营销中心,由公众营销中心处理、协调、补发及赔偿事

宜;

有特殊要求的印刷品、宣传品制作,需经公众营销中心同意,

报分管领导和总经理审批同意后,可由另选印刷厂或广告公司制

作,制作价格由使用部门、公众营销中心一并与厂家协商确定;

4、广告宣传验收：

1)提出需求本部门负责人在广告制作完成后3个工作日内负责验

收广告制作效果,并使用水印相机拍照,照片要显示时间、地址;

2)广告宣传验收时,参与广告验收人员现场验收广告制作效果,并

在广告验收单上签名确认必须含两人以上参加验收并签字确

认;

3)把广告验收相片及广告验收单归档综合部,做到广告制作验收

闭环,

4)本着谁用谁负责的原则,每次活动临时悬挂的宣传广告及横幅,

必须在活动完后由活动主办方或悬挂部门按时撤掉;

5、广告宣传物料管理

1.建立广告宣传物料收发表,并严格执行物料发放签收,如果没有

签收单,不再发放物料使用；

2.广告宣传物料签收表由综合支撑中心归档,做到物料发放闭环

管理;

五、广告宣传费报账

一广告宣传费的报账规范

1.广告宣传品制作经费每月每季度结算一次,结算时间为次要下

季度15日前；每年的广告宣传品制作经费必须在12月20日前结

算完毕;

2.广告费用全由财务直接转入广告公司账户；

二广告宣传费报账的相关要求

对于广告宣传费报账单所附的验收照片,严禁出现一个报账单

所附的验收照片用于多个项目报账的情况;具体要求如下：

1.严格按照公司中标的广告公司制作物料以及报账；

2.广告费报帐时,参与广告制作人员必须打印现场广告制作图片

见验收明细表签名确认必须含两人以上签字确认;报账需附真

实广告图片及验收单,广告制作与验收应采取2人以上“双人确

人”验收广告签字；

3.严禁广告宣传费使用与事实不符;不同期间的广告宣传费项目

及报账单所附验收照片不能相同；

4.不同期间的广告宣传费报账单的广告项目不能相同且验收照片