文书工作组织形式 机构设置.pptx

文书工作组织形式、

机构设置

从我国目前党政机关现行的文书工作来看，文书工作的组织形式大体分为集中和分散两种类型。

文书工作组织形式

就是把文书工作中除文件承办外的其他环节的工作，都集中由文书部门处理。换言之，在一个机关内，除了文件承办外，文书处理的其他各个环节都集中在机关的中心机构进行。其他业务部门不再设置文书工作机构或专、兼职文书人员。

按一般工作规律，这种集中形式适用于小机关和一部分中等机关。这些机关的规模不大，业务不太复杂，内部组织机构不多，有的甚至只有人员的分工，没有设内部组织机构，收发文件也比较少，办公驻地当然也是集中的。所以这类机关的文书处理工作适宜集中进行。

一是简化文书工作手续；

二是节省人力；

三是提高文书工作效率。

集中形式的优点

是指将一个机关的文书处理工作分别由机关的中心机构（即各机关的办公厅、室）和各业务机构的文书部门和文书工作人员，各负责一部分文书处理工作。这种形式一般适用于比较大的机关或部分中等机关。

一是把文书处理的不同工作环节，一部分集中在中心机构，另一部分放在各业务部门进行。例如，文件的收发、催办、打印等环节，可以根据本机关的各种条件，集中或者分散进行。

文件的打印，可以集中设一个打印室负责；催办、查办和整理、归档工作，可以集中，也可以分散由各部门的文书人员负责。

二是按文书的内容和各部门的业务分工。一般而言，可以将属于方针政策性、全局性、综合性、重大问题的文件，以及以机关名义收发的文件，放在中心机构处理，而将属于业务方面的文件，放在有关业务机构的文书部门或交给专、兼职文书工作人员处理。

文书工作是机关日常工作的一个重要组成部分，是直接为机关的领导工作、业务工作服务的。文书工作不是机关的一项专门业务。

文书工作的机构设置

因此，文书工作通常都被纳入机关的综合性办事机构，即办公厅（室）、秘书处、秘书科等。各机关文书工作机构的设置必须根据任务轻重、工作量多少来确定。

就机关的中心机构来说，一般也只是承担文书工作的主要任务，例如主要由办公室负责文件的收发、运转、打印、核稿、文书的管理等。

文书工作机构的设置情况

一类是对较大的机关来说，因为他们的文书处理任务较繁重，而且某些环节又具有专门的业务技能，所以应考虑设立专门的文书工作部门（机构），如文书工作由办公厅（室）负责，下设秘书处（科、室）或文书处（科），负责拟稿、核稿、会议记录等；

设机要室，负责机密文件的管理；设打印室（文印室）、印刷厂、负责打印文件；设收发室，负责文件的收发工作等。有的大机关还设通讯科，专门负责机要文书的传递工作。

由于中心机构及其下设的某些科、室主要或专门承担某些文书处理工作任务，所以通常又称它们为文书处理部门或文书部门，而相对地称其他业务机构、职能机构为承办单位或办文部门。

文书处理工作不只是由文秘部门负责，机关的领导和其他职能部门也要承担一部分文书处理工作，如拟稿、核稿、签发、阅办等工作。

另一类是对较小的机关来说，由于他们的文书处理工作的任务较少，就没有必要成立专门的文书工作部门，一般只在办公室安排一两个专、兼职的文书工作人员。

大机关的中间层机构的办公室也往往如此。文书工作人员主要负责文件的收发、运转、催办、查办等工作环节，通常简称文书人员或按他们的职务简称为文书。

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