文件整理与归档管理资料.pptx

2024/10/18

文件整理与归档管理资料

2024/10/18学习目的和要求：知识目标：了解纸质档和电子档文书整理归档的含义、范围，意义作用及要求能力目标：学会纸质档和电子档文书整理归档的方法和步骤，会编制文书整理分类、排列、编号能力目标：培养细心、耐心的工作态度和责任心

2024/10/18第一节

纸质归档文件的整理原则和要求

2024/10/18含义文书整理如：上述机关和组织在其活动中形成的文件，诸如命令、决议、决定、请示、批复、报告、通知和其他文书（年度计划、合同、规章制度、会议记录）等将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“件”为单位，进行装订、分类整理，并进行装盒、归档，使之有序化过程。

2024/10/18归档文件整理方法以“件”为单位顺其自然，一份为一件1正件与附件合为一件2来文与附文合为一件3会议记录、会议纪要成套性材料，每次（期）为一件4报表、图册、名册，一册为一件5

2024/10/18整理原则质量要求整理原则

2024/10/181、遵循文件材料的形成规律和特点；2、保持文件之间的有机联系；方法：将一个问题、人物、案件、会议等文件；将请示与批复、问文与复文、批转文件的正件与附件、定稿与存本等组合在一起。3、区别不同价值；意义：便于期满鉴定；便于重点保护与管理永久档案。4、便于保管和利用。最终目的表现：文件的内容和性质；文件的形成时间反映自身客观状况满足档案工作需要整理原则

2024/10/18整理原则质量要求质量要求

2024/10/18

质量要求1、应归档的文件材料必须齐全完整2、必须注意保持文件之间的有机联系3、归档文件整理必须符合规范，便于保管与检索利用是保证案卷质量最基本的要求

2024/10/18第二节

文件归档范围和保管期限

2024/10/18归档鉴定概述确定归档范围确定保管期限归档鉴定概述

2024/10/18一、定义文件的归档鉴定是指文件归档时确定其归档范围与保管期限的工作。归档范围决定了文件的存留与否保管期限决定了文件留存时间的长短

2024/10/18归档鉴定概述确定归档范围确定保管期限确定归档范围

2024/10/18一、归档范围与重点《机关文件材料归档与不归档范围》上级机关的文件材料本机关的文件材料同级机关和非隶属机关的文件材料下级机关的文件材料………………上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）本机关的请示和上级机关的批复文件本机关及其内设部门计划、总结、报告本机关业务活动和科学技术管理文件检查下级机关工作、调查研究文件本机关或本机关汇总的统计类文件本机关形成的会计文件………文件归档的重点对于一个具体单位而言，其文件归档的重点应是反映本机关主要职能职能活动和基本历史面貌的文件材料，即围绕主管业务开展的一些主要与重要的活动和反映本单位机关的组织沿革与规模演变的文件材料。

2024/10/18二、不归档范围无需整理归档的文件材料1、重份文件2、未成文的草稿和一般性文件的修改稿3、事务性的、临时性的、没有查考价值的文件材料4、与本机关或单位无关的文件5、一般性往来文件

2024/10/18归档鉴定概述确定归档范围确定保管期限确定保管期限

2024/10/18一、归档文件的保管期限归档文件的保管期限，是指档案保管的最长时（年）限。永久长期短期1987年国家档案局发布的《机关档案保管期限的规定》明确的文书档案的保管期限：长期为16年至50年短期为15年以下

档案保管期限表样式—1××集团公司档案保管期限表序号归档范围保管期限1本企业设立、变更、解散过程文件材料1.1本企业筹办和设立的申请文件材料、政府相关部门批准设立本企业的相关文件材料永久1.2本企业设立登记相关证照、证照变更登记文件材料永久1.3本企业章程送审稿、批准稿及正式文本永久1.4企业合并、分立、改制、上市、破产、解散或其他变更公司形式等过程中形成的文件材料永久示例

××集团公司档案保管期限表续页序号归档范围保管期限2本企业董事会、监事会、股东会构成及变更等方面的文件材料2.1本企业董事会、监事会、股东会构成及变更文件材料，发起人协议永久