现代文秘专业-教学资源库-1728974765233.pptx

主讲人：张雅珺|日期：2024年5月

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现代文秘专业

教学资源库

第四章第二节

办事能力

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5.

商务活动

PART01

PART02

PART03

PART04

02

办公室日常事务管理

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一、办公室环境维护与管理

办公室环境维护与管理指对办公室的总体布局、整理、美化、保护等一系列工作，目的是建立一个整洁美观、和谐有序的办公环境，使领导和工作人员情绪安定、精神愉悦，从而高效率、高质量地开展工作。

二、值班事务管理

组织形式：专职性值班、轮流性值班、电话值班。

值班事务

（1）办理上司交办的事项

（2）上传下达，沟通内外

（3）处理来函、来电

（4）负责接待工作

（5）掌握上司外出活动

（6）协调处理安全保卫工作

三、印信管理

印章由专人负责，选择安全的地方存放和保管，使用注意轻取轻放，避免破损。

印章使用要求

（1）单位领导人批准用印签字。

（2）超越或降低单位公章职权范围属不合理用印，予以制止。

（3）公章使用必须登记，包括用印日期、用印编号、用印单位、印文名称、用印人姓名、批准用印人姓名、盖章人姓名。

（4）盖印位置恰当。

（5）文件有政治性错误或不严肃，弄虚作假不予盖章。

（6）不允许违章用印，以印谋私。

四、办公用品管理

办公器械包括电话、计算机、传真机、打印机、复印机、录音机、摄录机、投影仪等。

办公用品包括办公家具、饰品、耗材等。如桌椅、纸张、笔尺、订书机、切纸机等。

秘书每月月底需提前做好下月办公文具的申购计划，及时了解库存情况。

员工领用办公用品需做好登记，这将成为各部门办公费用年度预算的数据来源。

秘书人员要定期检查和回收有利用价值的物品，重新分配。

五、旅行出差事务管理

出差前做好各项准备工作——拟制出差日程表

预定车、船、机票

安排住宿

准备好携带的用品——相关资料、合同、文具、电脑等

临行前的工作安排

做好旅行服务

主讲人：张雅珺|日期：2024年5月

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