现代文秘专业-教学资源库-1728973361823.pptx

主讲人：张雅珺|日期：2024年5月

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现代文秘专业

教学资源库

第四章第三节

办会能力

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PART01

PART02

PART03

PART04

02

会前筹备工作

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一、会前筹备工作流程

二、会议筹备方案内容

确定会议的主题与议题

确定会议的名称

确定会议的议程

确定会议的时间和日期

确定会议所需设备和工具

确定会议与会代表的组成

确定会议文件的范围，做好文件的印制和发放工作

确定会议的经费预算

确定会议的住宿和餐饮安排

确定会议的筹备机构

三、起草会议文件

会议文件通常包括：会议报告、领导讲话稿、决议、经验交流材料、会议须知等，有时也包括会议主持者的主持词、选举说明等材料。

会议须知是参会者的指南，需表达准确，包括会议日程、作息时间、参观路线、会议编组、注意事项。

链接：会议议程和会议日程的区别

会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的简要安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。

会议日程是根据会议议程逐日做出的具体安排，以天为单位，包括会议全程的各项活动，它是与会者安排个人时间的依据。会议日程表的制定要明确具体，准确无误。

四、会议通知

（一）会议通知种类

按照通知发送方式划分，可分为书面通知、电报通知、电话通知、电子邮件通知。

按照通知内容划分，可分为预备通知、正式通知。

（二）会议通知内容

会议通知内容包括：会议名称、内容、时间、地点、出席人员、会议材料准备、上报出席会议人员名单时限、工作人员数量等问题的具体要求。

（三）会议通知拟写力求简明、清晰、准确，以文件形式下发的通知还应编写发文字号。

五、会议相关证件制作

代表证

签到证

选举工作证

车辆通行证

列席证

出席证

工作人员证

记者证

主席团证

六、会场布置

（一）会场整体格局

大中型会议要保证一个绝对的中心，多采用半圆形、大小方形，以突出主持人和发言人。

中小型会场可采用方拱形、半月形、精圆形、回字形、T字形和圆形等。

（二）主席台座次的安排

依职务高低和选举结果安排座次，职务最高者居中。

为工作便利，会议主持人有时需在前排的边座就座。

主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，贴于贵宾室、休息室或主席台人口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上标明。

七、会议所需物品、设备

检查空调设备，必要时做好开机准备，一般在会议前两小时开机预热或预冷。

检查灯光、扩音设备。

检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好配套图表和足够的纸张。

摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。

每人座位前摆放好纸笔。

多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。

如果有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。

会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。如果是电话会议、电视会议，须提前检查线路。

主讲人：张雅珺|日期：2024年5月

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