采购部合同管理制度.docx

采购部合同管理制度

第一章总则

为加强采购部的合同管理，规范合同的签署、履行、变更和终止等行为，确保合同的合法性、合规性及有效性，维护公司合法权益，特制定本制度。本制度依据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国招标投标法》及公司相关规章制度，旨在建立科学、规范的合同管理体系，提高采购合同管理水平。

第二章适用范围

本制度适用于公司所有采购活动中涉及的合同，包括但不限于货物采购合同、服务合同、工程承包合同及其他相关合同。本制度适用于采购部全体员工及其他相关部门。

第三章合同管理目标

1.保障合法性：确保所有合同符合国家法律法规及公司内部规章制度。

2.规范流程：明确合同管理的各个环节，确保操作流程规范、透明。

3.风险控制：通过合同管理识别、评估和控制潜在的法律风险。

4.提高效率：优化合同审批、履行及变更流程，提高工作效率。

5.信息共享：建立合同信息共享机制，促进各部门间的信息沟通。

第四章合同管理规范

4.1合同的拟定与审核

1.合同拟定：采购人员在采购需求明确后，应根据采购内容拟定合同文本，合同应包含以下基本条款：

-合同双方的名称、住所

-合同标的及数量

-价格及付款方式

-交货期限与地点

-质量标准及验收方式

-违约责任及解决争议的方式

-其他约定事项

2.合同审核：合同拟定后，需提交采购部经理及法务部门进行审核，确保合同内容的合法性与合理性。审核应在三个工作日内完成。

4.2合同的签署与存档

1.合同签署：审核通过后，合同应由采购部经理及相关负责人签字并加盖公司公章。未经过审核的合同不得签署。

2.合同存档：合同签署后，采购部应将合同及相关附件进行归档管理。合同原件应存放在专门的档案柜内，副本可分发至相关部门。

4.3合同的履行与管理

1.合同履行：合同签署后，采购部需负责跟踪合同履行情况，与供方保持良好沟通，确保合同条款的执行。

2.合同变更：如需对合同进行变更，须由合同双方协商一致，并形成书面变更协议，变更协议应遵循原合同审核程序。

3.合同终止：合同履行完毕后，应及时进行结算，若因故需提前终止合同，须依据合同条款进行处理，必要时需提交法务部门进行法律风险评估。

第五章合同监督与评估机制

5.1合同执行监督

1.定期检查：采购部应定期对合同履行情况进行检查，确保合同的各项条款得到有效执行，发现问题及时处理。

2.责任追究：对未按合同履行的情况，采购部需追究相关责任人的责任，并进行整改。

5.2合同评估

1.合同评估机制：采购部应建立合同评估机制，对每个合同的执行情况进行评估，评估内容包括履行情况、质量、价格、服务等。

2.评估反馈：评估结果应形成书面报告，并反馈给相关部门，作为未来采购决策的参考依据。

第六章附则

1.解释权：本制度的解释权属于采购部，任何未尽事宜可由采购部根据实际情况进行补充。

2.生效日期：本制度自发布之日起生效，所有员工应严格遵守。

3.修订流程：本制度如需修订，采购部应在修订前进行充分调研，确保修订内容的科学性和可操作性，修订后须报公司管理层审批。

第七章附件

附件1：采购合同模板

附件2：合同审核表

附件3：合同履行跟踪记录表

附件4：合同变更申请表

通过本制度的实施，采购部将能够有效管理合同，确保各项采购活动的顺利进行，提升公司的整体运作效率，维护公司的合法权益。