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人力资源信息维护管理制度

第一章总则

为加强人力资源信息的维护和管理，提高人力资源管理的效率与准确性，保障员工信息的安全与保密，根据《劳动法》《个人信息保护法》等相关法律法规，结合本公司的实际情况，特制定本制度。人力资源信息是公司管理的重要基础，包括员工的基本信息、工作经历、考核记录、培训情况等，是公司进行人员管理、决策的重要依据。

第二章适用范围

本制度适用于公司所有员工的人力资源信息维护与管理工作。所有部门、岗位及与人力资源相关的工作人员均需遵循本制度，确保人力资源信息的完整性、准确性和及时性。

第三章管理规范

3.1信息收集

人力资源部负责收集员工的基本信息，包括但不限于：

-姓名、性别、出生日期、身份证号码

-联系方式（手机、邮箱）

-学历、专业、工作经历

-职位、薪资、考核记录

信息收集应基于自愿原则，确保员工在知情的情况下填写相关信息。

3.2信息录入

所有人力资源信息应及时录入公司人力资源管理系统。录入人员需经过培训，确保信息录入的准确性。信息的录入标准应符合公司制定的格式，避免出现数据不一致或错误。

3.3信息更新

员工信息如有变动，员工应及时向人力资源部报告并更新相关信息。人力资源部应定期对员工信息进行审核和更新，确保信息的时效性和准确性。

3.4信息保密

所有人力资源信息应严格保密，仅限于相关管理人员使用。未经员工同意，不得向外部单位或个人透露员工的任何信息。人力资源部需定期进行信息保密培训，提高员工的保密意识。

第四章操作流程

4.1信息收集流程

1.信息填写：员工在入职时填写《员工基本信息表》。

2.信息审核：人力资源部对填写的信息进行审核，确保信息的真实性和完整性。

3.信息录入：审核通过后，信息录入系统并进行备份。

4.2信息更新流程

1.信息变更申请：员工如有信息变更，需填写《信息变更申请表》，并附上相关证明材料。

2.人力资源审核：人力资源部对申请进行审核，确认信息变更的真实性。

3.信息更新：审核通过后，及时更新系统信息，并通知员工变更结果。

4.3信息查询流程

1.查询申请：员工需查阅个人信息时，填写《信息查询申请表》。

2.人力资源审批：人力资源部对申请进行审批，确认查询目的和范围。

3.信息提供：审批通过后，提供相关信息，并记录查询情况。

第五章监督机制

5.1信息安全监督

人力资源部应定期对信息管理工作进行检查，确保信息的安全性和保密性。对出现信息泄露、篡改等行为的责任人，依据公司相关规章制度进行处理。

5.2定期评估

人力资源部应每季度对人力资源信息维护管理制度的执行情况进行评估，收集反馈意见，及时修订制度内容，确保制度的有效性和适应性。

5.3记录与反馈

所有信息维护活动均需进行记录，包括信息的收集、更新、查询等。人力资源部应建立反馈机制，鼓励员工对信息管理工作提出意见和建议。

第六章附则

1.本制度由人力资源部负责解释。

2.本制度自发布之日起实施，原有相关制度同时废止。

3.本制度如需修订，需经人力资源部审核并报公司领导批准。

第七章结语

人力资源信息维护管理制度的制定与实施，是提升公司管理效率、保障员工权益、维护公司形象的重要举措。希望全体员工共同遵守本制度，积极配合人力资源部的工作，为公司的发展贡献力量。