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采购管理制度细化责任分工

一、目的

为规范公司采购管理，明确采购过程中的责任分工，确保采购活动的顺利进

行，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司各部门采购活动的全过程。

三、职责分工

1.采购部门：负责采购计划的编制、供应商的选择、采购合同的签订、采购

物品的验收及付款等采购活动。

2.需求部门：负责提出采购需求、确认采购物品的规格型号、技术要求等，

并在采购过程中与采购部门保持沟通，确保采购物品符合实际需求。

3.审计部门：负责对采购过程进行监督审计，确保采购活动的合规性和合法

性。

4.财务部门：负责采购物品的付款及发票审核等工作，确保采购成本得到合

理控制。

5.其他相关部门：在采购过程中提供必要的支持和协助。

四、规章制度细化

1.采购计划编制与审批：

a)采购部门根据需求部门提出的采购需求，编制采购计划，明确采购物品

的名称、规格型号、数量、质量要求、交货期等；

b)采购计划需经需求部门负责人审核签字，报公司领导审批后执行；

c)若需变更采购计划，须经需求部门负责人同意并报公司领导审批。

2.供应商选择与评价：

a)采购部门根据采购计划，选择符合条件的供应商，进行询价、比价、议价

等商务谈判；

b)供应商选定后，应建立供应商档案，定期对供应商进行评价，以确保供应

商的可靠性和质量保证能力；

c)对于重大采购项目，应采取招标方式选择供应商。

3.采购合同签订与执行：

a)采购部门与供应商签订正式的采购合同，明确双方的权利义务、交货期、

质量保证等条款；

b)合同签订后，采购部门应密切关注供应商的生产进度，确保供应商按时

交货；

c)到货验收合格后，办理入库手续。

4.采购物品验收：

a)物品入库前，应由需求部门派专人进行验收，确保物品符合技术要求和

质量标准；

b)若发现不合格物品，应立即通知供应商进行退货或换货处理；

c)验收合格后，办理入库手续。

5.付款与发票审核：

a)财务部门根据采购合同、入库单等凭证，审核无误后进行付款；

b)财务部门收到供应商发票后，应进行核对，确保发票内容与实际采购情

况相符；

c)若发现发票问题，应立即与供应商沟通解决。

6.采购档案管理：

a)采购部门应建立完善的采购档案管理制度，对采购过程中产生的文件、

合同、凭证等进行分类归档；

b)采购档案应定期进行整理、更新和保存，以便于公司内部审查和追溯。

7.监督与考核：

a)审计部门应对采购过程进行定期或不定期的监督检查，确保采购活动合

规合法；

b)对于违反采购管理制度的行为，应进行严肃处理，并追究相关责任人的

责任；

c)对采购部门和需求部门的采购工作进行考核评价，激励先进，鞭策后进。

8.培训与沟通：

a)对采购部门、需求部门等涉及采购活动的相关部门进行培训，提高采购

人员的专业素质和业务水平；

b)加强部门间的沟通与协作，确保采购活动的顺利进行；

c)及时了解供应商的动态和市场行情，为公司制定合理的采购策略提供依

据。

五、制度修订与解释

1.本制度的修订须经公司领导批准后生效。

2.本制度的最终解释权归公司管理层所有。

六、附则

1.本制度自发布之日起执行。

2.本制度未尽事宜，按照国家法律法规及公司其他相关规定执行。