财政所档案管理制度.docxVIP

财政所档案管理制度

第一章总则

为加强财政所档案管理，保障档案的安全和有效利用，提升工作效率，根据国家相关法律法规和财政部的规范要求，特制定本制度。财政所的档案是记录财政工作过程、事项、决策和成果的重要依据，确保档案管理工作科学化、规范化和信息化是提升财政工作质量的重要措施。

第二章适用范围

本制度适用于财政所所有档案的管理，包括但不限于财政预算、决算、审计报告、各类财务凭证、合同文件、会议记录及其他相关材料。所有财政所工作人员和相关人员均应遵守本制度。

第三章档案管理任务

档案管理的主要任务包括：

1.档案的收集、整理与归档：确保所有财政相关材料及时、完整地收集和整理，并按照规定进行归档。

2.档案的保管与维护：对档案进行妥善保管，确保其安全性与完整性。

3.档案的查阅与借用：规范档案查阅和借用的流程，确保档案使用的合规性。

4.档案的转递与销毁：对档案的转递与销毁进行有效管理，确保信息安全和合规。

5.档案管理的信息化建设：推动档案管理的信息化，提高管理效率和档案利用率。

第四章档案的收集与归档

4.1收集

档案材料的收集由财政所各部门协作完成，具体包括：

-财政预算、决算文书；

-各类财务凭证及附属材料；

-审计报告、检查材料；

-各类合同及协议；

-会议记录和决议文件；

-其他相关文件材料。

4.2归档

归档材料必须符合以下要求：

-由专人负责审查、整理档案材料，确保文件的完整性与真实性。

-所有归档材料应按年度、类别和主题进行分类，逐一编号，并填写归档清单。

-归档材料的内容应清晰、规范，字迹工整，确保可读性。

第五章档案的保管

5.1保管原则

档案由专人负责保管，必须遵循以下原则：

-安全性原则：档案应存放在专用档案室，采取防火、防潮、防盗等安全措施。

-完整性原则：定期检查档案的完整性和安全性，确保无遗失、损毁现象。

5.2档案室管理

-档案室应设置防火墙、监控设备，定期进行安全隐患排查。

-无关人员不得随意出入档案室，进出档案人员需登记。

第六章档案的查阅与借用

6.1查阅流程

任何人员需查阅档案时，应遵循以下流程：

1.向档案管理负责人提出查阅申请，说明查阅目的。

2.档案管理负责人审核后，签字批准。

3.查阅过程中需遵守保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划。

6.2借用规定

档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须遵循以下流程：

1.提交书面借用申请，并说明借用原因及时间。

2.经档案管理负责人审核批准后方可借用。

3.借用人应签字确认，并在规定时间内归还档案。

第七章档案的转递与销毁

7.1转递规定

档案转递工作应遵循以下原则：

-转递档案需密封，禁止个人携带。

-转递档案应填写转递通知单，并由双方签字确认。

-对于转入的档案，应及时核对无误并办理通知单回执。

7.2销毁流程

档案销毁需遵循以下流程：

1.根据档案管理规定，定期评估需销毁的档案。

2.提交销毁申请，说明销毁原因。

3.经档案管理负责人审核批准后，方可进行销毁。

4.销毁后需填写销毁登记表，记录销毁情况。

第八章档案管理的信息化

8.1信息化建设

为提高档案管理的效率，财政所应积极推动档案管理的信息化建设，具体措施包括：

-建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储与管理。

-定期培训相关人员，提高信息化管理水平。

-开展档案信息查询和利用的在线服务，提升档案利用率。

第九章监督机制

9.1监督职责

为确保本制度的有效实施，财政所设立档案管理监督小组，具体负责以下工作：

-定期检查档案管理的合规性与有效性。

-收集反馈意见，及时改进档案管理工作。

-处理违反本制度的行为，确保档案管理的严肃性。

9.2记录与反馈

-各部门应定期向监督小组反馈档案管理情况，记录存档。

-监督小组应定期向财政所领导汇报档案管理工作，并提出改进建议。

附则

1.本制度由财政所档案管理部门负责解释，自颁布之日起实施。

2.本制度如需修订，须经财政所领导班子审议通过。

3.本制度的实施情况应定期评估，并根据实际情况进行调整。

通过以上制度的实施，财政所将有效提升档案管理水平，确保档案的安全、完整和有效利用，为财政工作提供坚实的支持和保障。