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地产集团档案管理办法

一、总则

1.目的

为加强地产集团档案管理工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为集团的各项工作提供服务，根据国家有关档案管理的法律法规，结合本集团实际情况，制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于地产集团总部及所属各分支机构、项目部的档案管理工作。

3.基本原则

（1）集中统一管理原则。集团档案工作实行集中统一管理，各部门、各分支机构、项目部应将各类档案及时向集团档案管理部门移交。

（2）完整与安全原则。确保档案的收集齐全完整，在保管和利用过程中保障档案实体与信息的安全。

（3）便于利用原则。采用科学的管理方法，便于档案的查询、借阅和利用。

二、档案管理体制与职责

1.管理体制

集团设立档案管理部门，负责全集团档案工作的规划、组织、协调、监督和指导。各分支机构、项目部应指定专人负责本单位档案管理工作，并接受集团档案管理部门的业务指导。

2.集团档案管理部门职责

（1）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定集团档案管理规章制度，并组织实施。

（2）负责集团各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。

（3）对集团所属各单位的档案管理工作进行监督、检查和指导。

（4）组织开展档案业务培训和档案宣传工作。

（5）开发档案信息资源，为集团的决策、管理和业务工作提供服务。

3.各部门、分支机构、项目部职责

（1）各部门、分支机构、项目部应按照本办法的规定，做好本单位档案的收集、整理和移交工作。

（2）配合集团档案管理部门做好档案管理工作，接受其业务指导和监督检查。

（3）指定专人负责档案管理工作，确保档案的安全和完整。

三、档案的分类与内容

1.文书档案

包括集团总部及所属各单位在行政管理、党务工作、企业文化建设等活动中形成的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划、工作总结等。

2.项目档案

（1）项目前期档案：项目可行性研究报告、项目立项批复、土地出让合同、规划设计方案、环境评估报告等。

（2）项目建设档案：工程施工图纸、工程变更通知、工程验收报告、工程质量检验资料、施工日志等。

（3）项目营销档案：营销策划方案、广告宣传资料、销售合同、客户资料等。

3.财务档案

包括财务凭证、财务报表、财务审计报告、税务资料等。

4.人事档案

集团员工的人事档案，包含个人基本信息、学历学位证明、工作经历证明、劳动合同、绩效考核资料等。

5.声像档案

集团在各项活动中形成的照片、底片、录音带、录像带、光盘等具有保存价值的声像资料。

四、档案的收集

1.收集范围

（1）反映集团各项工作活动、具有查考利用价值的文件材料均应收集归档。

（2）具体包括本办法第三条规定的各类档案的相关文件材料。

2.收集要求

（1）各部门、分支机构、项目部应定期将本单位形成的档案资料进行收集整理，按照规定的时间和要求向集团档案管理部门移交。

（2）文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。

（3）电子文件应与纸质文件同时收集归档，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

五、档案的整理

1.整理原则

遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。

2.整理方法

（1）文书档案按照年度、机构、保管期限进行分类整理。

（2）项目档案以项目为单位进行整理，按照项目建设的不同阶段分别组卷。

（3）财务档案按照财务会计制度的规定进行整理。

（4）人事档案按照人事管理的相关规定进行整理。

（5）声像档案按照拍摄时间、内容主题等进行分类整理。

六、档案的保管

1.保管条件

（1）集团档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防鼠、防高温等设施。

（2）配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、灭火设备等。

2.保管期限

（1）档案的保管期限分为永久、长期（10-50年）、短期（1-5年）三种。具体各类档案的保管期限按照国家有关规定和集团实际情况确定。

（2）对保管期限已满的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。

七、档案的鉴定与销毁

1.鉴定工作

（1）集团档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作由档案管理部门组织相关人员组成鉴定小组进行。

（2）鉴定小组应根据档案的保存价值，确定档案的继续保存或销毁。

2.销毁工作

（1）经鉴定确定需要销毁的档案，应编制销毁清单，经集团主管领导批准后实施销毁。

（2）销毁档案应采用符合档案管理规定的方式进行，如粉碎、焚烧等，销毁过程应进行记录。

八、档案的统计与检索

1.统计工作

（1）集团档案管理部门应定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析，编制档案统计报表。

（2）档案统计工作应做到准确、及时、全面，为档案管理工作提供数据支持。

2.检索工作