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巧用腾讯文档提高办公效率

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来源：《电脑报》2020年第35期

现如今办公人员在处理文档时经常会遇到一个难题，那就是需要将图片中的文字转换成文

档信息进行编辑。而要完成这样的操作，必须使用到OCR技术才可以。虽然现在网络中有很

多各种各样的OCR服务，但是这些服务要么需要收费，要么在完成文字识别后，需要复制粘

贴到其他的应用中才能进行编辑，而现在在“腾讯文档”中就能一气呵成搞定。

用户先在手机中安装最新版本的“腾讯文档”应用，打开它以后，通过自己的QQ账号或者

微信账号进行登录。接着点击工具栏中的加号按钮，在弹出的列表中选择“在线文档”选项。这

时会出现一个“选取模板”的窗口，点击其中的空白选项后就可以创建一篇新的文档（图1）。

在文档正文处点击一下，这时调出该应用的工具条。点击工具条中的加号按钮，可以通过

两种不同的方式来完成文字的识别操作（图2）。比如用户点击列表中的“相机图片”按钮，就

会切换到手机的图库里面。从中选择要进行文字识别的图片文件，就可以将它加载到一个图片

窗口。

点击图片窗口左下角的“提取图中文字”选项，在新的图像编辑窗口中只需要通过调整图片

四周的边框，将文字所在的范围进行框选即可。框选完成后点击下面的“开始提取文字”按钮，

就可以对选取范围进行文字识别（图3）。识别完成后将“同时插入图片”选项去除，再点击下

面的“插入文本档”按钮，就可以将它插入到刚刚创建的文档里面。

当然用户也可以直接点击“文字提取”按钮，这时会弹出一个提示框，告知用户该应用会使

用到用户手机的摄像头功能。点击“允许”按钮后调用手机的摄像头，这时对准要进行文字识别

的信息进行拍照。拍摄完成后和之前一样会出现一个图片编辑框，选择要进行识别的范围后，

点击下面的“开始提取文字”按钮，这样就可以对刚刚识别出的文字信息进行加载。

当识别出的文字信息加载到编辑窗口中以后，用户就可以利用应用工具栏中的命令对信息

进行编辑。由于所有的编辑操作都是在云端服务器完成的，因此用户的所有操作都会实时进行

保存，用户要做的就是处理好自己的文档信息即可。

虽然现在手机的屏幕越来越大，但是相对于电脑键盘的输入来说，通过手机输入法来操作

还是很缓慢的。所以为了更好地解决这个问题，现在很多手机输入法都加入了语音输入的功

能。而“腾讯文档”的工具栏中同样也加入了类似的功能，因此用户可以利用它来帮助自己快速

完成文字的输入操作。

先按照前面的方法创建一篇新的文档，接着点击工具栏中的声音按钮。接着根据提示触碰

一下下方的蓝色按钮，然后开始对着麦克风匀速地说出自己想要输入的内容。输入完成以后点

击下面的暂停按钮，这样就可以在不方便进行键盘操作时完成信息的输入操作。当用户要想继

续进行文字的输入时，再次触碰下面的蓝色按钮即可。当所有的文字信息输入完成后，点击旁

边的小钩按钮就可以将这些信息加载到文档里（图4）。

不过语音输入也有一个很明显的问题，这也是所有语音输入功能的一个通病，那就是用户

在输入一段话或一句话以后，语音输入往往无法准确地添加上对应的标点符号。所以在遇到这

种情况时，只能通过手工的方式，在后期编辑的时候对文档进行修改。

小提示：在开会的时候，其实用户可以很好地利用该功能对会议内容进行记录，会后稍加

修改就可以完成会议记录的整理。

在互联网上有着大量的信息，而其中又包括很多外文为主的信息，这样很多用户需要借助

翻译软件来进行阅读。但是由于常见的翻译软件对字数都有限制，这样就给用户在阅读时造成

了极大的不便。其实用户利用“腾讯文档”，就可以很方便地将一篇完整的文档进行翻译。

用户先通过网页浏览器打开“腾讯文档”在线版，接着同样利用自己的QQ账号或者微信账

号进行登录。需要提醒大家的是，登录账号一定要和使用“腾讯文档”的账号为同一个才行。如

果用户经常将QQ账号或者微信账号进行混用，那么可以先打开“腾讯文档”应用，点击操作界

面右上角的账号图标。在弹出的界面中点击“账号管理”命令，这时就可以看到微信和QQ两个

选项（图5）。分别将自己的微信账号和QQ账号进行捆绑，这样无论使用哪一个账号进行登

录，都可以成功使用“腾讯文档”进行在线操作，从而避免不同账号管理不同文档的问题。

腾讯文档”在线版里新建一篇文档，将要翻译的内容通过快捷键的方式粘贴到文

档页面中。然后点击工具栏中的“更多”按钮，在弹出的工具条中找到“智能工具”。點击它以后

选择“智能翻译”选项，这时文