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大学会议场所管理制度

第一章总则

第一条本制度旨在规范大学会议场所的使用与管理，确保会议的高效、有序进行。

第二条会议场所管理制度适用于大学内所有会议室、报告厅及类似功能场所。

第三条会议场所管理遵循“统一规划、分类管理、预约使用、高效利用”的原则。

第四条会议场所的管理职责划分为：

（一）会议室管理部门：负责会议场所的日常管理、维护及预约安排；

（二）使用部门：负责会议的筹备、组织和实施；

（三）参会人员：遵守会议场所管理制度，保持会议秩序。

第五条会议室管理部门应定期对会议场所进行检查、维修，确保设施设备完好，满足会议

需求。

第六条使用部门应提前向会议室管理部门预约会议场所，如实填写《会议场所预约申请表》，

明确会议时间、地点、参会人数等信息。

第七条会议场所预约成功后，使用部门不得随意更改或取消。如确需更改或取消，应提前

告知会议室管理部门，并说明原因。

第八条会议室管理部门有权根据实际情况调整会议场所安排，使用部门应予以配合。

第九条会议场所使用过程中，使用部门应确保会议内容符合国家法律法规及学校相关规定，

不得从事违法违规活动。

第十条参会人员应遵守会议纪律，按时到场，不得迟到、早退，不得随意进出会场。

第十一条参会人员应爱护会议场所设施设备，不得损坏或擅自带走。

第十二条会议场所内禁止吸烟、饮酒，不得携带易燃、易爆、有毒、有害物品进入。

第十三条会议场所管理部门应建立健全会议场所管理档案，包括会议预约、使用、维护等

情况，以备查阅。

第十四条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由会议室管理部门负责解释。原有相

关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

第一节会议筹备

一、会议主题确定

1.使用部门应根据工作需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实效性。

2.会议主题应具有指导性、创新性和前瞻性，有利于推动学校事业发展。

二、会议文件准备

1.使用部门应提前准备会议相关文件，包括会议议程、发言稿、背景资料等，并于会议前

发送给参会人员。

2.会议文件应注重保密性，涉及敏感信息的文件应标明密级，严格按照规定范围传阅。

三、会议通知

1.使用部门应在会议前向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

2.会议通知应提前至少3个工作日发送，以便参会人员安排工作。

四、会议场地布置

1.使用部门应根据会议类型和参会人数，合理选择会议场地，并与会议室管理部门沟通确

认。

2.会议场地应按照以下要求进行布置：

（1）主席台：摆放桌椅、话筒、投影仪等设备；

（2）参会人员座位：根据参会人数和场地条件，合理设置座位；

（3）其他设施：如需使用投影、音响等设备，应提前与会议室管理部门联系。

第二节会议进行

一、签到

1.使用部门应在会议开始前安排人员负责签到工作，确保参会人员按时到场。

2.签到时应记录参会人员姓名、单位、职务等信息。

二、会议议程

1.会议按照预定议程进行，主持人负责引导会议进程。

2.会议议程应包括以下内容：

（1）主持人宣布会议开始；

（2）与会人员自我介绍；

（3）会议主题报告；

（4）讨论与交流；

（5）总结发言；

（6）会议结束。

三、会议记录

1.使用部门应指定专人负责会议记录，记录会议内容、讨论要点、决策结果等。

2.会议记录应真实、客观、全面，便于后续跟踪落实。

第三节会议结束

一、总结发言

1.会议结束时，主持人应对会议进行总结，概括会议成果、明确工作要求。

2.与会人员应对会议成果表示认同，并提出意见和建议。

二、散会

1.主持人宣布散会后，与会人员应按照指定路线有序离开会议现场。

2.使用部门应安排人员负责会场清理，确保场地整洁。

第四节会议资料归档

一、会议结束后，使用部门应将会议资料整理归档，包括会议议程、会议记录、发言稿等。

二、会议资料归档应按照规定保存期限进行，便于日后查阅。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与分发

1.会议纪要应由专人负责编制，确保内容准确、完整，体现会议决策和共识。

2.会议纪要应包括以下要素：

-会议基本信息：会议时间、地点、主持人、参会人员等；

-会议议程概述：对会议讨论的主要议题进行简要描述；

-决策事项：明确会议作出的各项决策和任务分配；

-讨论要点：记录会议中的主要观点、建议和分歧；

-后续行动计划：对会议决策的执行步骤、责任人和完成时限进行详细规划。

3.会议纪要应在会议结束后尽快完成，并