例外事项分析与整改管理规定.docx

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1目的

为加强公司例外事项确认、分析及整改，以内控管理持续推动管控体系优化，制定本规定。

2范围

本规定适用于公司机关各部门、所属各单位。控股公司、实际控制企业应通过法定程序执行本办法，参股公司参照执行。

3术语和定义

3.1例外事项

本规定所称例外事项是指内部控制体系设计层面和执行层面与相应的规范、标准、要求之间存在的偏差。

4职责

4.1内控管理部门

4.1.1整理内、外部测试结果，汇总测试发现的例外事项；

4.1.2组织被测试单位（部门）从设计层面、执行层面分析例外事项产生原因；

4.1.3收集设计层面改进建议，分析讨论、筛选鉴别，提出初步意见；

4.1.4与相关业务部门对接，确定设计层面改进方案，修订相关业务流程、跟进体系文件修订进度；

4.1.5针对执行层面例外事项提出整改意见，下发整改通知，跟进整改进度；

4.1.6根据例外事项发生、分析及整改情况进行考核评价。

4.2业务管理部门

4.2.1协助内控管理部门对测试发现的问题，利用专业知识进行分析定性；

4.2.2针对被测试单位（部门）提出的业务管辖范围内的改进建议，明确改进方案，落实负责人及计划完成时间，及时修订、完善相关制度和流程；

4.2.3借鉴本部门涉及业务领域测试发现的例外事项，进一步规范本部门的业务管理。

4.3被测试单位（部门）

4.3.1针对测试发现的例外事项，结合本单位（部门）业务实际，分别从设计层面、执行层面分析问题成因；

4.3.2因设计层面原因导致的例外事项，向公司反馈执行现状、存在的问题，并提出明确的设计层面改进建议；

4.3.3落实执行层面问题的整改措施，向内控管理部门反馈整改结果。

5管理内容

5.1概述

5.1.1本规定所称例外事项包括外部独立测试、集团公司管理层测试以及公司自我测试发现的问题。

5.1.2例外事项分析与整改工作包括问题确认、原因分析、改进建议及落实整改等环节。

5.2例外事项确认

5.2.1确认流程

5.2.1.1测试组发现问题，取得相关证据资料；

5.2.1.2测试组填写例外事项汇总表；

5.2.1.3被测试单位（部门）核实确认。

5.2.2确认质量控制

5.2.2.1问题描述：说明业务执行与管理要求不一致的内容，发生的时间、金额、主要过程等，语言简练、事实清楚、数据准确。

5.2.2.2测试依据：引用的国家法律法规、公司及上级管理制度，写明全称、文号、条款编号及条款内容；引用的业务流程，写明流程编号及名称、控制点编号及控制措施。

5.2.2.3沟通：测试组与被测试单位（部门）充分沟通，消除不确定因素，必要时由被测试单位（部门）或内控管理部门与公司业务主管部门核实确认。

5.2.2.4结论：清晰、严密、准确，与问题描述、依据存在逻辑关系。

5.3例外事项原因分析

5.3.1优先考虑从制度设计层面分析。具体原因可参考管控冗余、缺失、不合理、操作性不强、设计未考虑特例、与其他管控体系要求不一致、宣贯不到位等方面，总体归纳为以下两类：

5.3.1.1制度（流程）待完善：从制度的内容表述、可执行程度、权责匹配、是否冗余、是否缺失、是否与业务实际不符、未考虑特例情况等方面进行分析。

5.3.1.2管控要求不一致：从不同管理制度间、不同业务流程间、制度与业务流程间是否存在管理要求不一致等方面进行分析。

5.3.2其次从执行层面分析。因业务执行者主观或客观因素，导致发生控制未执行或执行不完整、不准确、缺少实施证据等。

5.3.2.1主观因素：从业务执行者的工作态度、责任意识、胜任能力等方面进行分析。

5.3.2.2客观因素:从客观存在、不以人的意志为转移、不由相关人决定的因素等方面进行分析。

5.4例外事项追责

因有关人员违反规定，未履行或未正确履行职责，在经营投资中造成国有资产损失或其他严重不良后果的，按照国务院国有资产监督管理委员会令第37号《中央企业违规经营投资责任追究实施办法（试行）》处理。

5.5例外事项整改

5.5.1设计层面改进

5.5.1.1被测试单位（部门）提出明确的设计层面改进建议；

5.5.1.2内控管理部门组织人员结合国家法律法规、集团公司制度、省级制度、公司体系文件及业务流程等进行分析判断，初步核实各单位（部门）提出的改进建议是否正确，是否有提升的空间；

5.5.1.3机关业务主管部门明确给出设计层面改进方案，及时修订相关体系文件、完善业务流程。

5.5.2执行层面问题整改

5.5.2.1内控管理部门下发执行层面例外事项整改通知。

5.5.2.2被测试单位（部门）及时落实整改措施并组织宣贯，其他单位(部门)对照整改