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社会养老保险档案管理信息化建设初探

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韩德强

摘要：本文主要通过对当前社会养老保险档案管理信息化建设进行分析，明确其存在对档案管理的重要性认识不够、缺乏专业的档案管理人员、管理制度不够完善、档案管理设施投入不足等问题，因此本文提出相应的改善措施，加快社会养老保险档案管理信息化建设的步伐。

关键词：社会养老保险;档案管理;信息化建设

社会养老保险档案管理信息化的建设，标志档案管理由传统化迈向现代化，是社会养老保险档案管理的重要创新举措。通过分析档案管理中存在的问题，制定措施进行解决，利用现代科学技术，确立档案管理的新方法、新制度，实现养老保险的社会化法务。

一、当前社会养老保险档案管理存在的问题

（一）对档案管理的重要性认识不够

相关的部门领导缺乏对养老保险档案管理的重要性的认识，不能切身理解养老保险档案管理在群众中发挥的作用。部门工作人员的工作意识淡薄，只是完成表面的处理工作，对养老保险档案管理服务观念不强，形成安于现状的想象，导致养老保险档案管理工作发展、信息化建设缓慢，造成档案混乱。

（二）缺乏专业档案管理管理人员

负责养老保险档案管理的工作人员多数不具有专业知识，对档案管理工作的认识不足，有的工作人员甚至是“半路出家”，档案管理工作不是其自身工作，是由于档案管理工作人员不够，而从其他部门被调任过来从事档案管理。没有进行系统的档案管理知识、业务技能等培训，导致养老保险档案管理工作进展缓慢。

（三）档案管理制度不够完善

尽管国家多次强调养老保险档案管理工作的重要性，也出台关于档案管理的法律法规，但是真正落实的行动上的规范却少之又少，主要是因为缺乏严格的考核标准与验收制度，使得养老保险档案管理实质性工作开困难，阻碍养老保险档案管理事业的发展。

（四）档案管理硬件设施投入不足

想要养老保险档案管理工作顺利展开，专业人才、制度规范、先进设备等都是必不可少的条件之一。但是实际工作上档案管理室真实的状况确实档案管理设备老旧，工作室缺少防尘、防蛀虫、保密性差、随意放置等现象，更谈不上信息化、现代化。例如2012年全国各个城市开始进行养老保险档案管理信息化建设，河北省大力发展养老保险档案管理信息化，事实却表现出档案管理工作硬件设施投入不足，电脑运行故障，降低工作人员的效率。

二、改善社会养老保险档案管理信息化建设措施

（一）提高对档案管理重要性的认识

政府加大对社会养老保险档案工作宣传力度，广泛宣传档案管理工作的重要性，提高公民对社会养老保险的保障意识，促进养老保险档案管理工作的发展。相关部门积极争取各级党委、市委以及政府领导对养老保险档案管理工作的重视与支持，同时获取到单位领导对档案管理工作的重视，加大资金的投入，从根本上解决养老保险档案管理工作中存在的专业人才不足、设备年久老化等问题，建立独立、先进、条件合格档案管理室，专业的工作人员经常对档案进行检查以及档案管理室的维护工作，更换硬、软件设施的投入，为养老保险档案管理发展工作打下坚实的基础[1]。

（二）加强档案管理的人才培养

加强养老保险档案管理人员专业知识的教育以及岗位技能的培训，首先，要加强工作人员的档案管理思维、知识面，在改善养老保险档案管理工作基础的同时，不断提高养老保险档案管理工作的业务水平。其次，养老保险档案管理信息化的建设主要以电脑操作为主，还需要做好老员工的计算机应用的理论知识与技能培训，使得工作人员可以操作数字化档案资源，加强档案管理业务的处理能力與效率，成为现代化复合型管理工作人员。最后在人才引进方面，企业要招聘具有专业档案管理知识的人才，他们可以熟练完善档案处理的各阶段工作以及对现代化设备与技术熟练掌握，从根本上提高档案管理工作的效率。

（三）完善档案管理制度

国家逐年对养老保险档案管理工作越来越重视，相继颁发《中华人民共和国档案法》以及《社会保险业务档案管理规定（试行）》等有关档案管理方面的法律法规，根据规定，养老保险档案管理要从实际工作出发，修订分管领导、档案室管理人员以及档案管理的工作人员，建立完整的档案管理制度，如《档案统计制度》《档案移交制度》《档案库房管理制度》等等，使得在进行档案管理工作时，有法可依，有章可循。档案管理相关制度的全国发行，可以让各类档案管理工作实现统一、集中管理，明确档案管理工作的工作结构，人员设置、职责任务更加清晰，提高了档案存放安全性、机密性，为实现养老保险档案管理信息化奠定良好法规基础。

（四）加大档案管理硬件设施投入

建立完善的养老保险档案管理工作，需要加大对档案管理硬件设施的投入。应该建立服务档案管理工作的三个系统，首先是数据库系统，数据库就是将有关档案管理的所有信息存放在一起放置在一个“库”中，只不过这个“库”存在于互联网上，方便工作人员查找调用。其次是养老保险档案信息库，可以实现工作人员对库中信