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浅谈档案信息化管理在事业单位中的重要性

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张建平

【摘要】档案信息化建设是档案管理发展的必然趋势。从人类发展的角度看，档案信息是一种资源，这种资源必须要建立好、管理好、才能发挥其档案信息的作用。在档案管理信息化过程中还存在着档案标准化程度低，缺乏高级管理专业人员，档案管理投入不足等问题。档案部门需要进一步深化改革，推动科技进步，提高服务效率，新的时期必须做好档案信息化建设。

【关键词】档案；信息化；重要性

一、增强档案管理现代化意识

（一）更新观念，增强档案管理现代化意识。管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。没有档案管理现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。

（二）加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化。要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。档案部门要充分利用存有大量档案资源的优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济利益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将极大的提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的发展提供有力保证。

（三）建立规范的管理机制。在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤，制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。

（四）提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，档案管理部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。

二、档案信息管理现状及存在的问题

（一）档案管理手段的落后。现在许多基层单位的档案管理没有单独的计算机和专业的管理软件。在手段上，也是采用古老的手工查找的方法，存储的方式也一般都是卷柜的方式，不仅占地面积大，而且容易丢失，破损。

（二）档案管理中的非专业人员居多。单位对档案管理的重要性认识不足，致使档案管理团队中的非专业人员占比较大的比例，对档案管理和存放的基础知识也不够了解，秉承老一辈的古老档案管理方法。因此，不能对以后的管理工作有新的创新和突破。

三、提高档案信息化管理的措施

（一）将纸质档案信息转化为数字化信息。打破原始的档案管理方式，首先要实现档案管理网络化，依靠网络，配备统一的管理设备，实现计算机在档案部门的全面覆蓋。利用计算机，可以实现档案自动编目、检索，档案全文存储与检索，档案业务工作管理，计算机辅助立卷，档案自动标引，文档一体化管理等。随着各单位档案数量的增加，档案部门一定会面临沉重的备案压力，这就需要使用大容量的档案存载系统。这样不仅可以减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作的效率。

（二）加强档案信息化人才队伍的建设。随着档案信息化建设的加快，对档案信息化管理人员素质的要求也越来越高，档案员不仅要掌握数据库的管理技术，还要熟悉档案室情况，及时跟踪了解档案业务最新领域及其发展情况，档案业务部门在指导具体业务的同时也应对机关档案室的机读目录格式作指导，以保证着录格式的统一，为以后档案机读目录移交进馆作好准备。

四、事业单位的档案管理实现信息化的必要性

所谓“档案管理的信息化”，是指档案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。实现档案实体的信息化，可以对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工，能得高档案实体的信息化，可以对档案信息资料相比较，电子档案更便于保存、修改和查询，并且，可以利用网络进行快速传递，从而提高档案管理的利用效率，降低档案管理成本。但是，当前的事业单位在进行人事档案管理时，仍习惯于传统的手工操作。有的单位即使已经安装了“文档一体化录入系统”，也会因为系统功能的限制，只把一些个人档案和信息输入计算机。在调阅档案