HJ 9-2022 生态环境档案著录细则.docxVIP

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HJ9—2022

目次

前言 ii

1适用范围 1

2规范性引用文件 1

3术语和定义 1

4著录标识符号 2

5著录用文字 2

6著录项目与著录格式 2

7目录数据库 3

8著录信息源 5

9著录项目细则 6

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HJ9—2022

前言

为贯彻《中华人民共和国环境保护法》《中华人民共和国档案法》《环境保护档案管理办法》，规范生态环境档案著录工作，制定本标准。

本标准规定了生态环境档案著录标识符号、著录用文字、著录项目与著录格式、目录数据库、著录信息源以及著录项目细则。

本标准是对《环境保护档案著录细则》（HJ/T9—95）的修订。

本标准首次发布于1995年，本次为第一次修订。本次修订的主要内容有：

——标准名称调整为《生态环境档案著录细则》；——调整了规范性引用文件、术语和定义；

——修改调整了著录标识符号、著录项目与格式等；——增加了目录数据库相关内容。

自本标准实施之日起，《环境保护档案著录细则》（HJ/T9—95）废止。

本标准由生态环境部办公厅、法规与标准司组织制订。本标准主要起草单位：苏州大学。

本标准生态环境部2022年3月9日批准。

本标准自2022年3月15日起实施。本标准由生态环境部解释。

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生态环境档案著录细则

1适用范围

本标准规定了生态环境档案著录标识符号、著录用文字、著录项目与著录格式、目录数据库、著录信息源以及著录项目细则。

本标准适用于各级生态环境主管部门及其所属单位的档案著录，可用于建立生态环境档案的检索系统。

2规范性引用文件

本标准引用了下列文件或其中的条款。凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。

GB/T3860文献主题标引规则

GB/T7408数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法

HJ/T7中国档案分类法环境保护档案分类表

3术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。3.1

生态环境档案ecologicalandenvironmentalarchives

在生态环境保护各项工作和活动中直接形成的，对国家、社会和单位具有利用价值、应当归档保存的各种形式和载体的历史记录。

3.2

著录description

在编制档案检索工具时，按一定的规则对生态环境档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

3.3

著录项目descriptionitem

揭示档案内容和形式特征的记录事项。3.4

条目entry

组成档案目录的单元，是对档案的内容和形式特征所作的一条记录，它由著录项目组成，是著录的结果。

3.5

著录格式descriptionformat

著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。

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3.6

档案目录archivescatalog

按照一定的次序编排而成的条目的汇集，是档案管理、检索和报道的工具。

4著录标识符号

著录标识符号规定如下：

a）=并列题名；

b）：置于说明题名文字之前；

c）；用于分隔两个（含）以上责任者项、文件编号、主题词（关键词）项等，也用于题名项、内容提要等项中呈平行关系的词语之间；

d）+用于正本与、与、多种稿本之间的连接；e）[]置于自拟著录内容两端；

f）()置于解释或补充说明内容的两端，如责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务、

中国责任者时代、外国责任者国别及姓名原文等；g）？用于不能确定的著录内容；

h）–用于承接上下文、起始与终止时间，以及档号构成要素、电子文档号、缩微号各层次之间的连接；

i）□表示一个残缺的、无法辨识的文字，超过三个文字的用三个“□”表示。

5著录用文字

5.1著录用汉字应当使用规范化的简化汉字，外文与少数民族文字应当依照其文字规则书写。

5.2人名、地名、图形、符号应当按原文照实著录，无法照实著录的可改为其他形式的相应内容，并加“[]”标识符号。

5.3著录项目中各种编号、代号、时间、数量中的数字应当采用阿拉伯数字。

6著录项目与著录格式

6.1著录项目

6.1.1题名与责任者项

a）案卷题名；

b）文件题名；c）责任者；

d）机构名称；e）文件编号。

6.1.2稿本与文种项

a）稿