信息化背景下的基层档案管理质量升级措施.docx

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信息化背景下的基层档案管理质量升级措施

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刘丹宁

一、基层档案管理中信息化建设的价值

（一）控制管理成本

基层档案管理主要指的是档案的收集、统计和保管等相关活动。从档案管理工作实际内容可以知道，其本质上是非常繁琐复杂的一项工作，而且会涉及到大量的信息数据，覆盖内容也非常广泛，在不同管理环节应该具备不同的管理理念。在开展基层单位档案管理工作的过程中，必须要求工作人员具备严谨的工作态度，而由于实际面对的工作量非常巨大，因此工作人员本身的工作效率会受到严重影响。在这种情况下，基层单位的档案管理实践中往往会消耗大量人力、物力和财力资源[1]。而在基层档案管理工作中利用信息化技术能够有效控制档案管理工作的成本，让档案管理空间得到有效节约。以信息化技术为支撑形成档案管理数据库，并以数据库为支撑实现基层档案资料的信息化和电子化，使得档案资料管理中的实体空间不足的问题得到有效解决，并且在档案管理工作中人工参与更少，有效避免了不必要的人员参与，实现人力资源的优化配置，为基层单位实现可持续发展奠定了基础。

（二）提升管理效率

基层单位的档案管理过程中对信息技术进行合理应用可以有效替换当前的人工工作方式，因此基层单位应该以档案管理工作实际情况为基准进行积极转变，对信息化技术产品进行合理应用，在此基础上进一步完成档案管理的智能化目标[2]。档案管理的信息化通常情况下是以网络查询形式来实现档案信息的精准搜索和定位，与传统人工查找的方式相比较，利用网络查询方式的效率更高也更加便捷。另外，通过信息技术的利用能够让档案管理工作人员的工作负担得到缓解，进而实现工作效率的全面提升，也能有效避免在档案管理工作中因人为因素干扰而出现失误。

将信息技术应用到基层档案管理工作中能够进一步提升工作的准确性和有效性，对档案管理实现信息化建设产生深远影响。因此，在基层档案管理工作中通过应用信息技术提升管理工作效率和档案管理准确性的提升是未来档案管理工作的必然趋势。

二、基层档案管理现状分析

在传统的档案管理模式下，基层档案管理是对纸质档案文件进行简单的收纳，很多基层单位在档案管理实践中并未具备与时代发展相适应的管理思维，大部分档案管理人员对于档案管理的重要意义和内涵缺乏有效认知。档案管理思想的落后导致各基层单位的档案管理频繁出现问题，档案管理工作人员不能有效提升自身的工作效率，导致整个档案管理体系出现混乱现象。

在传统的档案管理模式下很多基层单位存在管理机制不完善的问题。在实际开展档案管理工作过程中，基层档案管理人员往往面临着无章可循的现象，档案管理机制出现过于形式化的问题。管理人员的工作开展有效性缺失，虽然大部分档案管理机构也设置了相应的档案管理条例，但是在实践中各类管理条例并未得到严格落实。与此同时，完善的奖励和惩罚机制缺失，导致在档案管理工作中经常会出现互相推诿的现象，整体管理质量和管理效果也受到了严重影响。另外，由于一些基层档案管理机构管理人员本身存在综合素质相对较低的现象，缺乏专业工作技能和责任心，在出现档案管理事故的情况下会出现互相推诿。此外，由于缺乏完善的奖惩激励机制，基层档案工作人员在实际工作中缺乏主动性，对于档案管理工作缺乏责任感，这对基层档案管理工作开展极为不利。

三、基于信息化时代下基层档案管理模式变化

在互联网信息技术快速发展的背景下，社会的不断进步使得信息技术已经成为了当今时代发展的主流，尤其是在微信等新媒体应用平台产生之后，在人们的视野和日常生活中也开始出现了大数据这些专业名词。为了能够让档案管理工作与时代发展同步，在日常档案管理工作开展过程中合理融入信息技术已经成为未来各个单位实施档案管理的关键所在，通过档案管理工作的信息化能够为日后档案资料的信息利用和研究提供便利。而档案管理价值导向在很大程度上取决于档案管理有效性，因此在大数据技术普遍应用的情况下，必须要积极转变档案管理模式才能够不断提升档案管理工作的整体能力和水平。

（一）大数据时代档案管理资源整合

档案管理工作本质上是对各类经营活动场所所有的基础信息进行全面收集，同时按照信息重要程度进行筛选和排列后实时保存。由于档案管理涉及的信息内容非常丰富，传统管理模式下在人力和物力方面的消耗非常大，而信息技术的应用能够充分保障档案管理每一个环节信息的准确性和完整性，档案管理部门只需要具备相应的软硬件设施就能够快速实现基础档案信息的归档，从而有效避免因业务能力弱导致的档案信息丢失等现象。

（二）信息化时代档案管理制度变革

信息化时代下档案管理信息的收集方式发生巨大转变，因此大数据信息技术在应用过程中也会引发档案管理制度的变革。在信息化档案管理工作中要明确档案管理工作的重要性和基本目標，并结合大数据信息的归属逻辑和对应结构制定出相应的规章制度。在实际操作的过程中，要保障各类档案信息分