信息化背景下档案管理改革初探王晓琛.docx

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信息化背景下档案管理改革初探王晓琛

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摘要：档案管理是机关单位管理系统中不可忽视的一部分，关系到机关单位的运营和发展，影响着机关单位的决策科学性和有效性，因而得到了机关单位的广泛重视。为了有效适应信息化时代的要求，促进信息技术全面应用在档案管理实践中，机关单位要从实际出发，将信息技术灵活地与档案管理进行整合，走办公无纸化的发展道路，提升档案管理的效率和质量，有效解决传统档案管理中的误差问题。基于此，本文重点分析了信息化背景下档案管理改革途径，以供借鉴。

关键词：信息化背景；档案管理；改革措施

1导言

随着科技的不断进步、计算机技术的不断发展，在档案管理工作中引入计算机技术使得档案管理越来越信息化，管理效率也越来越高，因此可以说档案信息化建设是未来档案管理的发展趋势，也是档案管理工作适应现代社会发展的必然结果。为了达到这样的结果，我国在不断推进档案管理信息化的建设步伐，在不断发展的社会潮流中体现档案管理的价值，自改革开放以来，我国引入的档案管理技术越来越先进，档案管理理念越来越新颖，因此我国档案管理人员的档案管理能力和技术以及工作效率都在不断进步，使我国档案管理适应了社会的发展。

2信息化时代背景下机关单位档案管理的作用

2.1有利于机关单位档案的保存

在传统的档案管理工作中，硬件管理能力不足，纸质档案是主要是保存形式，这种纸质档案的保存是有年限的，一旦过了保存的时间，就可能需要重新整理档案和保存档案，甚至会影响档案的完整性。利用现代信息化技术，能够有效避免这些问题，延长档案管理的寿命，为人们查找档案管理工作提供便利，即使在进行档案的阅读之后也不会档案造成损伤，有效保障了档案管理工作的质量。除此之外，利用信息化技术中的加密技术，还能够提高档案管理工作的安全性，为档案的安全提供技术支撑。

2.2传输共享更方便

档案信息化管理还能促进数据的传输和共享，给钻完井施工提供极大的便利。在过去，施工人员在调用单井参数档案时，需要经过报备，然后是层层领导的审批，最终得到档案时已经造成了大量工期的延误。钻井工程建设涉及到石油机关单位的发展，同时对于我国的能源供应也有着十分重要的影响。滞后的档案管理方式，给行业的发展造成了很大的制约，同时纸张的数据几经辗转到施工方可能已经不完善，甚至会出现一定的偏差。

2.3提升管理效率

机关单位的档案管理实践工作量较大，工作任务十分繁重，要处理多种多样的数据信息，而处理这些信息时需要实施有效的分类与整理，同时需要高效率地完成信息查询读取，满足信息整理存储以及运用的要求。但是在传统档案管理模式中，档案管理操作都是由人工完成，在信息处理运用过程中的效率极低，同时也无法保障质量，出现了很多由人为因素造成的误差，在一定程度上影响了档案管理的效率和质量。应用信息技术能够明显提升档案管理的效率，同时还能提升准确度以及智能化水平。信息技术借助网络科技与计算机技术可以完成大量无法通过人工操作完成的档案处理任务，同时在效率方面明显优于人工处理，从而能够节省大量的时间。

3信息化背景下档案管理改革途径

3.1建立健全档案管理网络制度

在信息飞速发展的今天，即使对档案进行信息化管理，也需要具体的制度和要求，因此，建立健全的档案信息化管理网络及制度就变得非常重要，只有健全的网络及制度，才能对负责档案管理工作的人员实施统一调度。所要建立的档案信息化管理网络，需要包括负责各个岗位的工作人员协调配合，对每位成员的工作职责进行划分和明确，另外还要设立一名总负责人，负责信息化档案的总体管理。对于档案管理网络里的每个人来说都要认真负责，在网络平台的形成初期要对每个人进行培训，让他们学习并研究有关法律，在工作中积极讨论出现的问题及解决方法，将所学到的办法运用到实践中去，并对实践时的应用设立规章制度，保证档案信息化管理的良好运行。

3.2落实现代化管理手段

维护管理标准，落实资源共享理念，确保管理方式也能实现有效转型，围绕管理项目的重点和关注热点展开系统化管控，充分践行网络化管理以及数据化档案管理工作的方针政策，满足信息共享以及共建的管理目标，确保数据管控效果的最优化。另外，在系统化管理工作开展的过程中，也要制定有效的管理策略和准则，保证管理实效性。而在管理软件的选择方面，要对软件自身的规范化运行机制以及通用化管理水平进行集中分析，选择包容性较好的软件，提高现代化管理水平。

3.3加强对相关档案管理人员的信息化技术培训

随着社会信息化技术的发展与应用，传统档案管理人员的工作素质已经不能适应信息化档案管理模式，因此机关单位在采取信息化管理模式中，需要加强对相关档案管理工作的培训，信息化档案管理工作中需要档案管理人员不仅具备档案管理方面的知识，同时要求档案管理人员能够掌握一些相关的信息化技术，对档案管理人员的综合素质能力有了更高的要