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会议的基本认识

所谓会议，是指人们怀着各自相同或不同的目的，围绕一个共同的主

题，进行信息交流或聚会、商讨的活动。一次会议的利益主体主要有

主办者、承办者和与会者，其主要内容是与会者之间进行思想或信息

的交流。

现代会议早已超出了单一的政府会议的格局，正朝着多元化方向发

展，很多都是直接带有商业目的并能产生巨大经济效益的，如各种高

峰论坛、专家培训会议等。

会议的操作原理

会议的一般操作原理为：会议的主办者制订举办会议的计划并委托给

承办者，承办者将围绕既定的主题进行精心设计，并在市场上联系相

关人员及举办场所，最后自己主持会议，或将业务分包给会务公司。

会议的目的

会议目的一般包括以下几个方面。

（1）提供信息。

大部分会议最重要的目的就是要将有用的信息提供给与会者，也就是

要把现有的最新数据和资料呈报给与会者。

（2）收集信息。收集信息是指来参加会议的人就自己某一阶段的工

作进行汇报，使与会的其他人可以完整地搜集到某一工作阶段的相关

信息。

（3）解决问题。

会议不一定能够完全解决某一问题，但是召集会议的人或单位都希望

通过会议能够达成一致的决议。会议解决问题时常会有“3∶3∶3”

效应，那就是会前解决1/3的问题，会中解决1/3，会后再解决1/3。

（4）推销理念。

很多人开会是为了宣传自己的理念，经常有主管借会议来宣传自己的

理念。

（5）决定事项。

决定事项即借着会议决议来解决问题。这些问题既可以通过与会者的

充分沟通来达成共识，也可以运用表决的方式来决定会议的讨论结

果。

（6）进行培训。

利用会议来培训员工，这是会议的一项重要功能，也是企业经常做的

事项之一。利用周例会或月例会来培训员工，可以使大家通过交互式

的讨论来增进了解。

（7）进度报告。

许多例行性会议的目的并不是讨论或解决问题，而是将一段时间内的

工作情况通报给其他人知道，其目的是利用横向之间的沟通来谋求共

识。

会议的特征

会议一般有以下几个特征。

（1）有组织。

与会者必须在规定的时间、地点，讨论某些或某个问题；会前的筹备、

会中的服务、会后决议的执行，都需要有计划、有步骤地开展，其中

任何一个步骤出现差错，都会影响到会议的成效。例如，会前没有设

置好会议室指示标识，与会者找不到会场，就会影响会议的按时召开。

（2）有目标。

开会的最终目的就是统一思想、协调行动，找到解决问题的方案。例

如，每年的经济工作会议，在总结上一年经济工作取得经验的基础上，

布置来年的经济工作任务；单位负责人召集财务、办公室、生产科负

责人开会，商量解决资金问题，以保证生产任务的如期完成。

（3）有秩序。

为减少开会的次数，会议要集中处理很多问题，所以必须安排好讨论

的先后次序及会场秩序。否则，与会者各行其是，就无法实现会议目

标。例如，在职工代表大会上，领导既要向全体代表报告过去一年的

工作及经费使用情况，还要讨论增加职工福利、引进新生产线、提高

生产能力等问题，还要选举新一届职工代表大会主席、委员等。所有

这些内容，必须依照一定的规则去操作。

（4）有规则。

会议的召开，必须遵从有关法律法规的规定。例如，《中华人民共和

国公司法》第四十四条规定：股东会会议做出修改公司章程、增加或

者减少注册资本的决议，以及公司合并、分立、解散或者变更公司形

式的决议，必须经代表2/3以上有表决权的股东通过。如果出席股东

会的代表达不到2/3，表决是无效的。

（5）有领导。

从会议开始至结束，必须始终有人在必要的时候引导着会议回到会议

既定的方向、目标上，保证会议达到预期的目的。会议的核心人物可

以是主持人，也可以是会议的执行主席。

会议的种类

依据不同的功能会议可以分为下列几种。

（1）销售会议。

销售会议一般是为了宣布新产品的销售信息或进行销售总结。例如每

月、每季度的销售会议，或者是对前一个销售期间进行绩效检讨及表

彰的会议。

（2）年会。

年会是指公司股东大会或行业协会举办的每年一次的会员大会。

（3）新产品发布会。

新产品发布会是指为了向媒体、专业群体及消费者介绍和推广某一新

产品的会议。

（4）研讨会。

研讨会是为了提供信息和讨论信息而举办的会议。研讨会最大的好处

是能让与会者相互交流，及时回馈意见。

（5）专业会议。

专业会议是指针对某个专门问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的

会议。这类会议议程通常为：讲述一般原则的主会和讨论问题、解决

问题的小组会议。

（6）奖励会议。

奖励会议是指为了表彰奖励员工、经销商或客户