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会议纪要撰写方法详解

引言

会议纪要作为一种重要的公文文种，在机关、企事业单位的日常工作中扮演着至关重要的角色。它不仅是对会议内容的忠实记录，更是对会议精神和议定事项的提炼与概括，为后续的工作提供明确指导和具体依据。本文将从会议纪要的定义、结构、撰写方法、常见问题及解决方案等方面进行详细阐述，旨在帮助读者掌握高效、准确的会议纪要撰写技巧。

一、会议纪要的定义与性质

1.1定义

会议纪要，顾名思义，是记录会议情况和议定事项的公文。它通过对会议内容的归纳和概括，形成一份具有法律效力和行政约束力的文件，用于传达会议精神、指导后续工作。

1.2性质

纪实性：会议纪要必须如实反映会议内容，不能凭空捏造或随意篡改。

要点性：会议纪要应围绕会议主旨及主要成果进行提炼和概括，避免流水账式的记录。

规范性：作为正式公文文种，会议纪要必须严格遵循格式要求和规范体例。

指导性：会议纪要旨在为后续工作提供明确指导和具体依据，具有较强的指导性和操作性。

二、会议纪要的结构

会议纪要通常由标题、正文、结尾和落款几部分组成。

2.1标题

标题是会议纪要的“门面”，必须写明确，不能仅以“会议纪要”为题。常见的标题写法有以下几种：

会议名称+纪要：如《全国农村工作会议纪要》。

召开会议的机关+内容+纪要：如《省经贸委关于企业扭亏会议纪要》。

会议名称+纪要内容+文种：如《xx县工商联第十届理事会第二次会议决议事项纪要》。

正副标题：正标题阐述会议主旨和意义，副标题交代会议名称和文种，如“维护财政制度加强经济管理——xx在《xx》座谈会上的发言纪要”。

2.2正文

正文是会议纪要的主体部分，一般由会议概况和会议的精神与议定事项两部分组成。

2.2.1会议概况

会议概况是引言部分，简要介绍会议的基本情况，包括会议的时间、地点、主持人、参会人员、会议主题等。这部分内容力求简要明了，为后文铺垫。

2.2.2会议的精神与议定事项

这是纪要的核心部分，根据会议性质、规模、议题等不同，可采用不同的写法，如集中概述法、分项叙述法、发言提要法等。

集中概述法：适用于小型会议且讨论问题集中单一的情况，用概括叙述的方法整体阐述会议内容和议定事项。

分项叙述法：适用于大中型会议或议题较多的会议，将会议内容分成几个大问题，分别进行阐述。

发言提要法：适用于需要反映与会人员不同意见的会议纪要，将典型性、代表性的发言整理提炼后加以阐述。

2.3结尾

结尾部分可根据需要适当写些对会议精神的贯彻执行要求或号召，也可以不写。作为文件下发的会议纪要，应签上有发文机关和日期的落款。

三、会议纪要的撰写方法

3.1会前准备

3.1.1了解会议议程

在会议召开前，应仔细阅读会议议程，了解会议的主要内容和讨论事项，以便在会议中做到心中有数。

3.1.2熟悉会议文件

会议文件是会议讨论的重要依据，应提前熟悉会议文件的内容，掌握会议的背景和目的。

3.1.3掌握与会人员名单

了解与会人员的身份和职责，有助于在会议中准确记录他们的发言和意见。

3.1.4熟悉会议环境

提前熟悉会议环境，包括会议室布局、设备使用等，以便在会议中顺利进行记录工作。

3.1.5准备记录设备

准备好速记本、笔、录音笔等记录设备，确保会议记录的准确性和完整性。

3.2会中记录

3.2.1精力集中、全神贯注

会议期间应保持高度集中，全神贯注地听取会议发言，确保不遗漏重要信息。

3.2.2抓大放小、记录关键词

在记录过程中，应抓住会议的主要内容和关键信息，避免记录无关紧要的细节。同时，要注意记录关键词和短语，以便后续整理。

3.2.3多记“临场发挥”内容

会议中常常会有一些即兴发言和“临场发挥”的内容，这些内容往往具有较高的价值，应予以重点记录。

3.2.4着重记主要领导的总结讲话

主要领导的总结讲话往往是对会议精神的概括和提炼，具有较强的指导性和权威性，应予以详细记录。

3.3会后整理

3.3.1整理会议记录

会议结束后，应及时整理会议记录，将散乱的笔记和录音资料整理成条理清晰的文字材料。

3.3.2提炼会议精神

在整理过程中，应提炼出会议的主要精神和议定事项，用精炼的语言进行概括和表述。

3.3.3撰写会议纪要初稿

根据整理好的会议记录和精神提炼结果，撰写会议纪要的初稿。初稿应包含会议概况、会议精神和议定事项等内容。

3.3.4反复修改完善

初稿完成后，应进行反复修改和完善。重点检查内容的准确性、条理的清晰性、用语的规范性等方面的问题。

3.3.5报请领导审核

修改完善后的会议纪要应报请直属领导和主管领导审核。根据领导的修改意见进行最终定稿。

四、会议纪要撰写中的常见问题及解决方案

4.1内容不全面

问题表现：会议纪要未能全面反映会议内容，遗漏重