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如何做好企业档案保密与利用工作研究

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【摘要】企业档案，是指企业在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案材料总称，是企业各项工作活动的真实记录和历史见证，是业务工作日常查考、总结经验、决策研究、保障权益、编史修志的原始凭证和重要依据，是企业资产的重要组成部分。现就如何做好企业档案保密与利用工作，谈谈笔者的一些看法。

【关键词】企业；档案保密；档案利用

企业档案记录着企业的技术信息和经营信息，是企业赖以生存和发展的基本条件。企业为了保证自身的立足和发展，在提供利用档案的同时，必须增强保密意识，严防失密、泄密，做到档案的利用与保密工作并重，确保档案工作真正为企业经济建设服务。

一、处理档案利用和保密的关系

企业档案利用与保密相互对立统一。因此，企业档案管理人员在把握两者关系时，应注意以下几个方面：一方面，企业档案具有一定机密性，所记录的信息一般都是企业的产品资料及客户的相关信息、合同等，若是不小心被其他竞争企业或是不良企业所窃取、发现，对于该企业所产生的损伤是不可估量的，严重者甚至会导致企业破产，无法继续发展下去。所以，档案信息也可认为是企业生存的关键。另一方面，应该将档案转变为企业的生产力，以便企业更好实现经济效益，否则档案空有历史轨迹，却不能发挥其实际的作用价值。当然，企业档案的利用必须在保密的基础上进行，否则，无限制的进行档案利用不仅会给企业发展带来危害，更甚至会危害到国家的经济安全利益。基于此，企业档案管理人员在意识到档案信息价值的同时，还要把握好档案利用与保密之间的关系，不断提高自身及其相关人员的保密意识，制定出科学的管理机制，为档案利用者提供便利性，才能更好的保障档案安全，也避免企业档案资源的过度浪费。

二、做好企业档案保密工作的建议

企业所保存的档案资料是企业丰富的信息资源和宝贵的知识财富，也包含了大量的秘密信息，企业档案在开发利用档案信息资源的同时，也要积极维护企业自身的商业机密，确保企业的合法权益不受侵犯，企业档案的保密工作是关系到企业生死存亡的大事，至关重要。

做好企业档案的保密工作，首先要依据《保密法》、《保密法实施办法》、《档案法》等有关法律，制定适应本企业的档案保密制度，明确档案的保密范围，准确划定档案的密级和保密期限，使档案人员有法可依，依法管档，这是做好企业档案保密工作的前提。

做好企业档案的保密工作，还要提高档案专、兼职人员的保密意识，把保密工作贯穿于档案工作的每个过程之中，从档案的收集、整理、立卷、归档、提供利用直到销毁等各个环节都要严格按照工作流程进行，牢固树立“保密工作无小事”的责任意识，提高保密工作的自觉性和责任感，自觉履行保守国家和企业秘密的义务。

做好企业档案的保密工作，还要领导重视，全员参与。市场经济体制下，企业的利益与员工的利益密切相关，任何窃密、泄密的行为损害的是企业的利益。因此企业要重视对员工进行《档案法》、《保密法》等相关知识的学习，多渠道、全方位地宣传档案保密工作，强化保密法制观念，认真贯彻“预防为主”的方针政策，坚决防止和克服麻痹大意的思想和侥幸心理，做到人人懂法，人人守法，自觉维护企业的利益。

三、做好企业档案利用工作的建议

（一）建立健全规章制度

1.归档制度。凡是反映企业开发、经营、企业管理及项目建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。凡属归档范围的文件资料，均由企业集中统一管理，任何个人不得擅自留存。归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，人事部保存复印件(但必须注明原件用途)。凡企业业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以企业名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务部保存原件；属人事问题的，由人事部保存原件；属于其他问题的，由综合事务部保留原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交综合事务部统一归档。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。由企业对外签订的经济合同，应保留两份原件，主管经理保存一份，财务部。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。企业的收文、发文等文书资料均由综合事务部归档。其他体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。

2.档案保管制度。企业综合事务部应有存放档案的专用柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。归档资料要进行登记，编制归档目录。科学地编制分类法，根据分类法编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。档案要分类，分卷装存放，保管要有条理，存放科学。档案必须图物相符，账物相符。档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。根据有关规定及企业实际情况，