《电子档案管理系统基本功能规定》解读.doc

《电子档案管理系统基本功能规定》解读

为了进一步规范电子档案管理过程，促进提升电子档案管理科学化、规范化、系统化水平，确保电子档案真实、完整、可用与安全，2017年12月15日，国家档案局印发了《电子档案管理系统基本功能规定》（以下简称《功能规定》），并于公布之日起正式实施。2001年6月5日国家档案局公布的《档案管理软件功能要求暂行规定》同时废止。《功能规定》对各级国家综合档案馆电子档案管理工作的档案接收、档案整理、档案保存、档案利用、档案鉴定与处置、档案统计、系统管理作出了明确的规定，对电子档案管理的核心要素电子档案管理系统提出了规范化的要求，对各级档案部门规范使用电子档案管理系统有很强的指导作用。为更好的指导档案部门规范开放使用电子档案管理系统，国家档案局技术部编写了《电子档案管理系统基本功能规定》解读，供各级档案部门参考执行。

一、文件印发的重要意义

各行各业办公自动化系统的广泛应用产生了大量的电子文件，这些电子文件归档形成的电子档案都需要进行管理和长期保存、利用。为了不断提升工作质量、降低资源浪费，满足国家信息化发展需要，档案部门大力推进开展电子文件归档工作。而此项业务工作的开展，注定离不开电子档案管理系统。2001年6月，国家档案局印发了《档案管理软件功能要求暂行规定》，但伴随信息技术的发展与新业态的不断产生，该规定已经无法适用于今后电子档案管理系统的开发和应用，迫切需要立足全国档案工作发展全局视角对电子档案管理系统的基本功能进行明确规定，引导档案信息化的健康发展，提升各级档案部门电子档案管理系统以建设水平为目的新规范出台。2016年底，国家档案局技术部牵头启动了《功能规定》文件的起草工作，先后组织了10余次研讨会，邀请了国家档案局相关部门、北京市档案局、天津市档案局、清华大学、人民大学和部分技术企业的专家，对文稿的体例、框架、文字以及内容等进行了全面讨论。经反复论证和广泛征求意见，最终形成了正式公布的《功能规定》。

《功能规定》基于对现有电子档案管理系统功能分析，电子档案管理业务应用现状分析、电子档案管理系统相关规范性文件和标准关联性分析，充分研究并设计了电子档案管理系统功能框架，解决了国内电子档案管理领域存在的功能不完整性和不确定性困扰，对档案管理软件基础模块的功能设计提出了明确要求，对于档案管理标准化程度的提高起了重要作用。

《功能规定》秉承开放、适用原则，要求系统具有开放和可扩展的体系架构，满足各级各类档案馆基础业务应用和未来发展的需求。《功能规定》中的条款内容突出了基本业务特点，规定了电子档案管理系统的基本功能应满足电子档案移交接收、长期保存、共享利用和安全可靠等业务需求，以电子档案管理流程各环节为主线，有效促进各级各类档案馆开发和应用电子档案管理系统的规范化建设。《功能规定》中的每一项要求，都是电子档案管理系统应具备的必要功能，规定内容立足于电子档案管理宏观环境，从电子档案的安全和利用的角度出发，强调了档案管理系统的可靠性、可用性、兼容性。技术公司必须遵循《功能规定》的各项要求来开发此类系统。《功能规定》的出台，有利于电子档案管理系统实现科学化、规范化建设，有利于实现电子档案更好地共享及利用，有利于档案业务人员利用电子档案管理系统实现对电子档案的科学、高效和安全管理。

二、文件的主要内容

《功能规定》按照规范性文件体例编制，共10章45条，以国家各级各类档案馆开展电子档案管理职能为基准，以电子档案管理业务的工作流程为主线，以档案管理软件设计时的各个功能模块需求为章节，包含了总则、系统总体要求、档案接收、档案整理、档案保存、档案利用、档案鉴定与处置、档案统计、系统管理和附则共10章内容，有力地推动电子档案管理系统建设实现科学化、规范化发展，进而实现电子档案更好地共享及利用，确保电子档案准确、完整、可用和安全。考虑到电子档案实际管理对象的特点，针对电子档案管理的实际情况，立足宏观档案网络环境，从电子档案的安全和利用出发，对电子管理系统提出了具体的要求。

1.系统总体要求：

《功能规定》提出电子档案管理系统结构应具备开放性、可拓展性、灵活性，系统运行应安全可靠，根据保存和利用的业务要求建立相应的数据库，能够保管符合国家、行业标准规定的各类电子档案，能够具备对实体档案进行辅助管理的功能。第一章第二条中解释了“本规定所称电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。”明确了系统必备的功能，规定了系统建设应依据先进、使用、安全、发展的原则。根据电子档案管理系统实际情况，落实责任部门和责任人，确立统一的管理机制，明确电子档案管理责任，保存电子档案管理的关键业务过程记录，采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全。

为实现与其他系统