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数字档案管理中存在的问题与对策

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摘要：当前人类社会生活中充斥着海量的数据，不同的数据在我们的生活扮演着不同的角色，数据资源成为我们日常生活不可或缺的重要组成。拥有并做好信息资源的管理工作，对于人类社会的发展以及经济活动的开展有着极为重要的意义。档案管理工作作为一种充分体现宝贵信息资源价值的活动，充分发挥信息化技术的优势，推动档案管理信息体系的建设，已经成为了时代发展的必然趋势。

关键词：数字档案管理；问题；对策

1档案数字化与信息化建设的优势

1.1提升档案管理的效率

传统的纸质档案管理模式，不仅需要大量的空间存储档案资源，而且还要严格地按照要求，做好纸质档案信息的防潮、防火以及防虫等工作，增加了档案管理人员的工作强度。信息化技术不断发展，数字化档案管理加以推广和应用，也就相应的减少了纸质档案管理工作强度，保证档案管理中的效率的提升。利用数字化进行档案管理，将时空拘束予以冲破，档案管理和社会发展同步性节奏加快，档案管理效率也就不断的提升。

1.2提升档案保存全面性

对于传统的纸质档案而言保存较为零散，因此在整理时经常会有档案资料不全的状况或者是信息不对称的问题，究其根本就是纸质档案的这一保管特征决定的。通过数字化档案管理形式，将档案材料的相关内容输入至网络系统中，然后统一地进行档案信息内容的编码和保存，确保所有的档案及时归档。这样，人们进行档案资料的查阅，档案数据的专业性也就不断提升，通过检索就可以快速地实现相关信息的查询，促进档案的保存。

2数字档案管理存在的问题

2.1缺乏对档案管理重要性的深入认识

较之其他工作，档案管理工作有着极大差别，工作所体现的实际效用不够明显，因此其重要性常常被人们所忽略。正是由于这一问题，使得档案工作者极易陷入理解误区，不能深入意识到对档案进行管理的重要意义，领导者对于档案工作人员综合素质与工作能力要求也不够重视，造成了档案管理工作人员缺乏足够的工作热情与积极性。事实上，不少人认为档案管理是一项不需要技术含量的工作，对于企业发展发挥的作用极为有限。导致这些问题的根本原因在于，企业尤其是主要领导者未能充分意识到档案管理工作重要性，进而在此方面的投入较为有限，使得数字档案管理缺乏必要的标准化、规范化。

2.2数字档案管理存在诸多安全隐患

随着网络应用范围与应用效用不断扩大，以及网络技术不断提升，网络安全问题引起了人们高度重视，同时网络系统以及用户信息安全也面临着严重威胁。据有关调查研究显示，新建立的局域网络受到病毒危害的概率在20%左右，而网络系统在持续一段时间运行之后，几乎无可避免地会受到病毒侵害。网络技术水平快速提升展，使得网络安全问题发生概率不断增加，虽然计算机系统带有防火墙、杀毒软件等安全防护体系，也难以抵挡黑客、病毒的恶意入侵。对于数字档案管理而言，在网络安全方面没有充分地做好防护措施，只是进行简单档案分类管理难以实现对档案信息的安全管理，一旦网络受到病毒攻击导致网络瘫痪，极易导致档案信息泄露、损坏、丢失。

2.3档案管理工作人员的专业性和稳定性不高

技术性、专业性以及连续性是档案管理工作的显著特点，因此，档案管理工作人员应具备较高的专业水平与较好的稳定性。唯有保证管理人员具备高水平专业技能水平，才能确保档案管理拥有高效率。对于档案管理从业人员而言，若是档案管理人员稳定性较低，将不利于其自身的长远发展；若是档案管理工作人员缺乏强烈的工作责任意识，未进行长远工作发展计划规划，或是缺乏必要的专业管理知识，对于档案管理重要性缺乏正确认识，将会使得档案信息管理丧失真实性与准确性。

3强化数字档案管理的有效措施

3.1完善档案的数字化技术管理模式

3.1.1电子副本的建立

由于数字化档案数据信息在查阅活动调取等过程中，有可能会出现抽、撤、改等档案原始材料的现象，所以档案管理工作人员必须先做好纸质档案的分类和识别工作，然后再利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术进行数据信息的整理，最终形成符合要求的档案数据资料。在这一进程中，作为档案管理人员需要结合计算机网络，进行相应的电子版数据库的建立，防止原始档案出现损毁以及丢失等问题出现，同时对于档案之间的交接以及清点，也降低了难度，保证了档案管理效率的提升。

3.1.2建立充分体现行业特点的档案管理数据库

为了充分发挥出数字化档案管理模式具有的高效、安全、优越等各方面的优势，档案管理部门必须充分重视体现行业特点档案数据库建设工作的重要性。按照行业的特点，做好档案管理工作的统筹规划工作，充分发挥软件系统的安全、高效等优势，建立完善的档案管理数据库。

3.1.3数据库搜索引擎的建立

档案管理工作的效率的提升，需要档案管理部门的全力配合，其应当依据当前的时代要求，建设更为简单