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《会议接待方案》

会议接待方案（一）：

一、会前准备工作

1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要

制定详细的会务工作方案。

2、发出会议通知。包括会议名称、资料、会期、

时光、地点、与会人员范围。

3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事

项。

4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地

点。

5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席

证、工作证、请柬等。

6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。

(1)悬挂会标、徽记、旗帜登。

(2)设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设

置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果。

(3)确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，

并使与会者明确。

(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐

全、有效。

(5)摆放适宜花卉。

7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食

宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细

致安排。

8、做好会议发言、投票、发奖、群众照相等方面

的准备工作。

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9、进行会前检查或向领导汇报准备工作状况。

二、会务组织与服务工作

1、会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场

准备状况。

2、搞好会议签到、材料分发。

3、落实主席台领导、发言人是否到齐。

4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。

5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关掉会

场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场;开会

期间关掉手机，一般不允许找人，无关人员不准进入

会场。

6、做好会议纪录，写好会议简报。

7、组织照相。

8、为与会人员预订车、船、机票等。

三、会议善后工作

1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席

签等。

2、组织送站。根据与会人员离会时光，提前安排

车辆、送站人员等。

3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。

4、做好会议报道工作。

会议接待方案（二）：

一、会前

1、与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务

项目。

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2、带给会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会

议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会

议方。

3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、

住、会议场地、游、娱乐等相关方面的状况。

4、确定方案，签订合同，预付定金。

二、会中

1、会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接

站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调

幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2、会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会

议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

3、会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯

光、音响、茶饮等。

4、会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否

有特殊要求。

5、会议餐饮：用餐时光、用餐标准及特殊客人

(回民)的确认。

6、会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增

加景点等确认。

7、会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地

点的确认。

8、会议服务：会议代表合影留念、为代表带给文

秘服务及相关服务。

三、会后

1、结帐