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浅谈高校档案管理信息化建设

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摘要：随着我国信息化管理水平的不断提高，高校的教育事业飞速发展，各高校生源不断扩招，在校生规模不断扩大，高校的档案管理出现了收集不及时、整理不规范、利用不方便等问题。针对这些问题，为了加强高校档案管理，推行高校档案管理信息化建设，方便高校档案利用和资源共享，减少重复劳动，高校档案管理信息化建设势在必行，通过高校档案信息化建设系统，全面实现信息化、智慧化校园管理，提高高校档案管理水平和管理质量。

关键词：档案管理、信息化、建设

G647.24

高校档案信息管理是我国社会信息的重要组成部分，进行信息管理也是现在高校改革的需要。高校档案在教学以及科研等方面都发挥着重要的作用，如果高校档案进行信息化管理，那么开展任何工作都会非常便利，能够更好的服务于高校的各种工作需要，便于学生、单位和社会利用档案信息方便。比起人力资源进行高校档案的管理，高校档案信息化管理更加具有科学性，更加方便快捷。所以，各高校应该就档案管理信息化建设问题进行深入的探讨和研究，加强相关工作人员的档案信息管理素质培养，进行信息化操作培训，更好的将高校档案管理信息化进行应用，更好的促进学校的全面发展。

一、高校档案管理面临的问题

1、档案管理制度不健全

我国加大了对高校档案管理的系列措施，也颁布了一系列法律法规，但是，有些高校的档案管理制度仍然存在管理制度不健全的问题。对于高校的工作文件以及档案，相當部分高校是分开整理的，没有集中统一管理，档案管理体制机制不健全，档案管理制度不完善，缺乏对部门档案工作进行业务上的监督、指导和检查，最后出现档案管理混乱，记录缺失、收集不齐全、整理不规范、利用不方便等问题。高校档案分为党群档案、行政档案、教学档案、科研档案、基建档案、设备档案、出版物档案、外事档案、财会档案、声像档案、实物档案、电子档案等诸多类型，因为构建的档案管理制度不够健全和完善，那么在管理过程中就很容易出现问题。

2、数据库建设比较滞后

经过不断的建设和完善，如今高校档案馆都将一定规模的档案数据库给构建了起来，但是不够整体和统一，没有足够的规模和较高的标准化程度，只有单一的类型，用户的多元化需求得不到满足。

3、高校档案管理人员素质不高

目前，因为各高校都以教学为主，所以相当部分高校的档案管理人员基本上由本校的教师代任，并没有招聘专门的高校档案管理人员，这也就造成了高校档案管理人员专业素质普遍偏低的情况。

（1）档案管理员并非科班出身

因为缺乏相应的资金支持以及缺乏相应的选拔人才系统，高校的档案管理人员素质不高，大多数都不是专门对口专业出身，从而缺乏相应的档案管理能力，并且对档案的归档和整理缺乏相应的应对能力，对于档案材料整理和收集具有极大的随意性，并不会进行专门的档案整理分析等，从而造成了档案的管理缺乏条理性。

（2）教学老师缺乏时间

很多高校为了节省经费以及减少不必要的应聘麻烦等等，一般都采用教学老师兼任高校档案管理人员的方法。但是，这样的做法存在弊端。对于兼职的老师来说，他们在忙于平常教学的同时，还要进行大量的档案管理工作，这样的工作量不仅浪费老师很大的精力，并且对于脑力的消耗也非常高。这样做的后果往往会造成，老师对于学生教学的本职工作没有做好，另外，由于缺乏一定的专业素养，对于高校档案的管理工作也无法认真完成，人力进行高校档案管理是非常劳累，麻烦的。更多的人力整理，无法实现档案的优化管理。所以，进行信息化建设是非常必要的。

二、高校档案管理信息化建设措施

1、完善档案管理制度

高校如果要进行规范的高校档案管理工作，那么完善档案管理制度是非常有必要的。只要有一个基本的行为准则，才能够让高校档案管理工作人员明确自己的任务，有一定的档案管理原则，促进他们更好的完成高校档案管理工作。只有完善档案管理制度，同时还有信息化建设的要求制度，使档案管理工作人员在明确自己的职责范围的同时，能够认识到利用计算机等高科技设备进行高校档案管理工作的简便性。如果档案管理制度中有让档案管理工作者进行信息化整理的制度要求，那么，不仅能够强制档案管理工作人员去进行信息操作整理，即使一开始相关工作人员并不熟悉信息化操作，但是，在进行一定时间的锻炼之后，档案管理工作人员就会发现将高校档案管理工作进行信息化建设的好处。制度完善并且强制要求之后，档案管理人员才会树立起强烈的责任心，调动起他们进行信息化建设积极性，让他们充分认识到信息化建设的好处，促进高校档案管理工作的顺利进行。同时，进行高校档案管理制度的完善，不仅能够体现一所高校进行档案工作的相关专业性和科学性，也能够通过制度的贯彻执行，促进高校档案管理工作规范进行，使高校档案管理工作进入制度化和正规化的信息化建设。

2、提高档案管理人员的素质。

对于高校档案管理工作人员的专业素质培养问题，是每一