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企业合同信息化管理优化探究

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董铮

摘要：合同信息化管理作为精细化管理的重要环节之一，如今已经得到越来越多企业的重视。企业推行合同信息化管理具有种种优势，当前企业在工作实践中采用数据库、专业系统和综合系统三种管理模式各具特点。在分析合同信息化管理出现问题原因的基础上，提出优化建议。

关键词：合同信息化管理；数据库；专业系统；综合系统；优化建议

2015年11月8日在北京召开中国共产党第十八次全国代表大会。大会报告将“全面推进依法治国”确立为推进政治建设和政治体制改革的重要任务，并对“加快建设社会主义法治国家”作了重要部署。

众所周知，在企业参与市场竞争的运营活动中，经济合同扮演着不可或缺的角色。合同作为商品经济下的必然产物，是企业是经营活动中一个重要环节，同时也是商品交换受法律保护的表现形式。合同管理就是对以自身为当事人的合同的订立、履行、变更、解除、转让、终止等行为的审查、监督、控制的总称。企业对外签订经济合同的金额少则数千元，多则上千万元甚至上亿元。有的企业合同管理工作有效，能起到强力支持经营决策作用，为企业发展做出贡献，有的企业因为合同管理工作不力，造成合同违约，经济违法等情况，使企业蒙受巨大经济损失。可以说企业经济合同管理水平关系到企业的发展轨迹乃至生死存亡。

一、合同信息化管理现状分析

目前，国内大多企业对合同信息化管理的理解还停留在合同财务数据统计管理的层面，管理方式也只有手工作业、分类统计等手段。传统的信息管理系统如PDM、浪潮和金蝶等商业软件系统中，仅把合同管理的内容归入财务模块中，这样虽然一定程度上实现了合同数据的电子化处理效率，但毕竟这种信息管理模式是以财务或项目为导向，没有真正突出合同管理在企业经营管理中的作用。一个现代企业的合同信息化管理的目标应该是以信息化手段实现合同的起草变更、在线审批、用印编号、履行跟踪、统计分析和汇报展示等功能，并与企业的其他诸如项目立项、财务、物料管理等信息化平台打通接口，实现数据共享。以信息化技术手段提高企业合同管理整体水平是现代企业合同管理的必然趋势，特别对大、中型企业具有更为重要的意义。

二、企业合同信息化管理的必要性

（一）全程监督，有利于进行合同全寿命周期管理

一个“规范、透明、高效”的合同全寿命管理体系至少包括企业组织架构、规章制度管理、标准文本管理、合同立项、审批标准流程、变更管理、履约跟踪、履约预警、合同执行后评价等方面的内容。分阶段使用网络信息化手段可以一目了然地全程管理和监督合同流转和履约进程，同时通过数据分析和挖掘梳理可以明显地发现合同管理系统存在的不足，并确定改进方向，以便提高合同整体管理质量。

（二）减少合同信息传递时间，提高数据准确性

众所周知，合同管理业务流程涉及到数量巨大的数据传递、反馈、更新，这些数据包括合同金额、合同对方信息、合同条款、审批意见、履约情况等。如果仅使用传统的电话、传真、纸质文档等传输方式，势必造成管理效率的低下，数据准确率也大打折扣。同时，合同进行网上业务流程操作可以减少各业务部门往返签字、盖章的时间和精力，节省了人工成本和办公用品消耗。

（三）合同数据系统采集，便于分析和共享

一般中大型企业的合同管理采取“归口管理-业务承办部门”的二级管理模式，采用信息化合同管理方式后，业务承办部门为方便管理，建立本部门合同台帐，归口管理部门根据单位合同管理需要建立单位合同总台账，另外，业务归口部门还会根据需要建立各种分类合同台帐。这些台帐与总台帐之间数据接口不统一，造成合同数据统计、查询及分析困难。采用信息化管理后，各业务部门和合同归口管理部门使用统一的合同台帐，便于进行数据交换、沟通，提高合同数据管理的效率及准确率。除此之外，与合同相关的技术、质量等部门在系统中开通相应权限后，能及时了解所需信息。各级管理人员在相同数据库的基础上进行分析、决策，可以大大增强其准确性。

（四）合同系统流转，有利于实现职能管理部门联动

目前合同全寿命周期流转过程中，涉及业务归口部门、职能管理部门、标的使用部门、财务部门、质量安全部门、工程技术部门等，改变以往只是法律、财务和业务承办部门管理关注合同的工作方式。各部门在系统上评审、审批合同，发现问题及时沟通，协调解决，这样可以能充分降低合同事前风险，增加管理过程透明度，有利于保证合同管理流程干净、廉洁，树立良好管理氛围。

三、合同信息化管理模式优劣分析

（一）电子表格及数据库管理模式

在大多数人的印象中，合同管理的主要工作的数据统计、查询。事实上，上述只是合同数据管理的基础性工作，在数据采集的基础上进行分析，挖掘，发现问题，提供经营决策辅助信息才是合同数据管理的真正目的。利用OFFICE系列电子表格和数据库管理软件进行合同数据的采集、统计、分析就是上述理念为基础进行的合同数据初级管理模式