文秘的日常工作内容.pdf

文秘的日常工作内容--第1页

文秘的日常工作内容

文秘的日常工作内容

一、日常工作的范围

所谓“日常工作”是指秘书每天都要做的工作，一般都有固定的

模式。对于日常工作，一般不需要上司有专门的指示，秘书可以自行

决定或处理。一般如下：

1、办公室的整理：上司办公室和会客室的整理打扫，空调、换气、

照明的调整等。

2、接待客人和接打电话：为来客登记、带路和传话；给客人端茶

送水和送客人出门；接电话并转达电话内容等。

3、文书工作：起草公司内外的文件信函；各种文件信函的收集与

存档。

4、日程管理：日常日程表的管理；会面的预约和登记等。

5、信息管理：收集公司内外的各种信息，并对信息进行整理、汇

编和上报。

6、出差准备：出差期间的日程管理；与相关单位联系和协调；安

排交通工具、住宿地点；出差回来后的费用报销、出差总结等。

7、准备会议：会场的安排；登记工作；制作会议文件资料并发放

给会议代表；作会议记录和会议纪要等。

8、照顾上司：给上司沏茶(或冲咖啡)；安排午餐；健康管理；安

排交通工具等。

9、档案管理。

10、辅导新秘书的工作。

秘书在处理上述日常工作的同时，还需要经常处理一些非常常工

作。非常规工作是指在工作日程之外突然出现需要紧急处理的事情，

也可以说是突发事件。发生突发事件时，秘书更需要能冷静。主要的

突发事件有这么几种：上司急病、上司出了事故、重要客户急病或突

然死亡、媒体采访、遇到骚扰等。

二、职责范围

文秘的日常工作内容--第1页

文秘的日常工作内容--第2页

1、整理办公室

秘书的主要职责是为上司整理办公室。应该说整理办公室是一件

很平常的工作，不仅秘书，每一个白领都要整理自己的办公室，但是，

作为一种职责，秘书的“整理办公室”并不单指手持吸尘器为上司吸

吸地毯或擦擦桌子这类简单劳动。在这里“整理办公室”有更广泛的

含义，它包括了从文书档案一直到与各部门联系和协调等工作，即为

上司创造一个舒适、整洁和不受外界干扰的工作环境。可以说，秘书

工作是从整理办公室开始，也是以整理办公室结束。

2、收集信息

秘书的第二大职责就是为上司收集他决策所需的信息。比如你的

上司是主管营销的副总，他负责公司的市场、销售、采购等几个部门

的工作；为了给他的决策提供可靠而又及时的信息，你就要经常与上

司负责的这几个部门联系，并通过各种途径收集各种信息。这项工作

的难度是判断这些信息的真实性和可靠性。如果是这几个部门汇报上

来的材料，那这些信息是否准确还比较好判断；如果是从网上或其他

途径收集到的，那判断起来就不那么容易了。对于秘书来说，给上司

提供信息一定要及时，但必须慎重。

三、发挥主观能动性

由于秘书工作的琐碎和繁杂，上司不可能对秘书的每一项工作作

出指示，所以，秘书应该充分发挥主观能动性，完成自己职责范围内

的工作。但是，这并不等于什么事都由你一个人决定。秘书的能力表

现在她能判断什么事情可以由自己决定作主，如果判断出是自己能作

主的，那就无须上司交代而出动去做。能恰到好处地分担上司的“杂

务”，是个秘书能力的标志。

要充分发挥主观能动性，一定要先熟悉上司的工作习惯。有些上

司十分清楚自己的工作量，他可以合理地将自己认为是“杂务”的工

作分派给秘书去做。但大多数的上司还是习惯把各种杂务