利用信息化技术构建高校资产档案管理系统.docx

?

?

利用信息化技术构建高校资产档案管理系统

?

?

韩晶晶

【摘要】本文对目前高校资产档案管理存在的问题、信息化技术高校资产档案管理系统的优点、高校资产档案管理系统的构建方法进行研究，探究如何利用信息化技术构建高校资产档案管理系统。

【关键词】信息化技术;高校资产档案;档案管理系统

经过调查发现，目前高校对于资产档案管理仍然存在不足。很多管理环节仍采用人为管理的传统方式进行操作。这种陈旧的工作模式，无法适应信息时代的要求，导致学校信息处理环节繁琐，工作效率低下。为了解决传统的管理模式带来的问题，本文对于如何利用信息化技术构建高校资产档案管理系统，进行了多角度的思考研究，包括对高校系统性管理的具体分析，总结出现的问题，提出信息化高校资产档案管理系统构建方法等。为构建各大高校的资产档案管理系统，作了详细说明。

一、高校资产档案管理系统分析

资产档案本身属于学校档案的一部分。在建立高校资产档案管理系统之前，首先，我们需要知道的是与之相关的档案、资产两个部门。根据系统性的分析，档案、资产两者都应该作为系统主体。学院应该确定参与系统的人员构成与对应的责任，将资产档案管理人员与其工作对应并分类，这是我们建立管理系统的基础。注意工作之间的联系与区别，让工作能够有序而顺畅进行。其次，是对于子系统的规划，注意主客体之间的协调关系。最后，根据学校的实际情况，确定系统与人员之间的关系，从全局的角度对高校资产档案管理系统的发展进行决策。

二、高校资产档案管理存在的问题

传统的高校资产档案管理存在很多的问题，主要出现在资金、档案、监管这三方面。这些问题影响了学校的运行，让管理变得混乱，无法有效适应越来越庞大的信息数据管理引发的新情况。

（一）在学校资金方面。不少学校只注重对于资金的吸引与投入，忽视了对于资金、资产的管理。对种类繁多的各种资产和用于不同学校设施建设的资金所需要记录的信息，仅仅以人力通过记录投资的金额、数量、型号等，就完成了对资产的管理。这种做法导致很多具体的资金运作、设备损耗信息不能及时得到反馈，加大了学校的工作难度。

（二）在档案管理方面。因为需要管理部门的层层审批，影响了相关工作的时间与工作的效率。在档案查阅方面，存在借阅人不归还档案，或因为不想经历审批的时间而延迟归还档案的现象。这些情况让档案信息无法得到妥善保存，容易丟失，并且很难重新记录。在相关设备进行维护的时候，无法及时将信息进行反馈，导致设备无法进行更换、修理等操作，影响工作的正常开展。

（三）缺乏有效的监管手段。因为是人为进行资产档案的管理，很多时候对于人员的监控不足，对于人员出于利益自行篡改数据的行为得不到有效的监管。例如：教师的个人信息被有利害关系的管理人员篡改，导致某项工作的开展出现问题;资金被非法挪用后，被记录人员修改，以达到隐瞒证据的目的等等。

三、高校资产档案管理系统的优点

信息化技术构建的高校资产档案管理系统，是利用新时代的信息技术手段，由专业编程人员建立的信息化管理高校资产档案的系统。

（一）管理机制方面的优点。在管理机制方面，信息化管理相比传统的人工管理更加安全与便利。一方面，在安全方面，传统的管理模式信息记录容易被人为损毁或者丢失。而信息化的管理系统，则可以通过权限控制、信息备份冗余等手段有效减少传统管理问题，最大程度避免造成的损失;另一方面，在建立相关资料信息数据库时，编程人员会将各类信息按照种类、资金来源、重要程度等因素分别排列。对于操作人员来说，查看、修改、删除等操作更加方便。还可以建立多个数据库，保证数据安全性，方便操作人员传输整理。学校可成立对应的监管部门，并赋予监管部门账号在系统中对应的权限，确保管理人员监控学校资产档案的流向。

（二）高校资产档案管理系统对管理人员的优势。在管理人员培训方面，因为系统的存在，操作难度降低，可以有效提升管理人员对各项数据的掌控与熟悉程度。另外，高校资产档案管理系统对于管理人员自身的素质也有较高的要求，需要管理人员对于高校资产档案管理系统进行学习，让专业的信息化知识进入参训人员视野，从而进一步加强了对于学校资产档案信息的处理效率。

（三）信息化系统对于数据的记录更加明确。在传统的人力记录方法中，因为缺少对于信息的汇总处理，管理人员很难直接看到多种信息直接关联。对于各类信息，不能明确将所有的信息整理并标注，造成记录信息不明确。而在信息化高校资产档案管理系统中，我们可以将对应的数据整理为数据表格，在记录时很快就可查询到具体对应的数据，并为其增加信息，或是在原本信息之上创建新的信息条目，让记录变得更加准确、清楚。例如可以在一个学期结束的时候，找到学校设备的定期维护资金和对应的设备编号，管理人员通过对于后台管理系统的操作，在原本的条目中添加学期设备损耗的条目，并建立新的数据库表格，将数据传输给相关的监管人员与