文书档案著录细则与机读目录数据交换格式..pdf

文书档案著录细则与机读目录数据交换格式.--第1页

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目次

前言

1范围

2规范性引用文件

3定义

4著录要求与数据库交换格式

5机读目录数据组织与交换要求

前言

本标准是四川省档案信息资源库的基础之一。目前,国家和省已有相关标准不

能满足我省档案信息计算机管理的需要,为建立全省统一的档案信息计算机检索和

管理体系,更好地开发档案信息资源,实现档案信息资源共享,特制定本标准。

本标准是根据GB/T3792.1—1983《文献著录总则》、DA/T18—1999《档案著

录规则》的原则,结合四川省建国后文书档案的特点制定的。本标准基本上遵循了

DA/T18—1999规定的档案著录项目和著录格式。

本标准在编写格式上采用GB/T1.1—2000《标准的结构和编写规则》和

GBT1.2—2002《标准中规范性技术要素内容的确定方法》。

本标准由四川省档案局提出。

本标准由四川省质量技术监督局批准。

本标准由四川省档案局起草。

本标准主要起草人:李仕根马小彬彭哲张路生。

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1范围

本标准规定了《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》的定义、著录要

求与数据交换格式、机读目录数据组织与交换要求等内容。

本标准适用于建国后机关文书档案机读目录数据库结构及其目录数据库的交换,

亦可作为档案管理软件开发中数据库结构设计的参考。企事业单位可以参照执行。

2规范性引用文件

下列中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,

其随后所有的修改单(不包括勘误的内容或修订版不适用于本标准,然而,鼓励根据本

标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的新版本。凡是不注日期的引用文件,

其最新版本适用于本标准。

DA/T1档案工作基本术语

DA/T18档案著录规则

DA/T19—1999档案主题标引规则

DA/T22—2000归档文件整理规则

档案出版社《中国档案分类法》(1997年版

档案出版社《中国档案主题词表》

3定义

本标准采用DAT1和下列定义:

3.1档案著录

建立档案目录数据库中,对档案的内容和形式特征进行分析、选择、整理、检

索并录入计算机的过程。

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3.2机读目录

将档案目录依照一定的格式输入计算机内,可以由计算机读取、管理检索的

档案目录信息。

3.3著录项目和数据字段

3.3.1著录项目

揭示档案内容和形式特征的记录事项。如正题名、责任者、文件编号、成文时

间、保管期限等。

3.3.2数据字段

DBF数据库文件中与著录项目相对应的描述档案