机关呈文办件应做到“六要”.docxVIP

DOI:10.16296/j.cnki.zgxk1979.2011.03.030

机关呈文办件，看似小事，但却集中反映出业务部门全面建设水平，反映出具体呈文办件人员的能力素质。从调查的情况看，少数机关业务部门还存在呈送身份不合适、准备工作不充分、建言献策不严谨、程序流程不规范等问题，小则延缓工作进程，大则影响单位建设发展。对此，机关在呈文办件过程中应坚持做到“六要”。

身份要相符。指的是，呈文办件应根据文件的重要性，确定由谁来呈送，这体现出业务部门对这项工作的重视程度。有些文件可以由分管人员呈送，有些必须由业务部门领导亲自呈送。部门领导通常由分管参谋、干事、助理员呈送，单位主

机关工作

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挽回就比较困难。对此，在呈送文件前，要认真逐字校对、逐页把关，必要时要从头至尾反复读几遍，看装订是否整齐、字句是否通顺。要充分掌握实情、搞清背景，真正做到掌握内容、应对有据，做到让领导问不倒自己。

程序要规范。从横向来讲，机关业务门类繁多，每名机关干部分工明确，各管一摊，该是谁分管的事，就由谁来承办，尽量避免呈办自身业务范围以外的文件，出现越俎代庖的现象。从纵向来讲，除主要领导特别交代的、工作性质特殊要求的和标明主送的机关电报、邮寄个人密件等事项外，一般文电报告和

保密手段请示报告保密事项；“六不宜”：不宜在首长行进中、临会讲话前、就寝休息前、待客商谈时、身体不适时、情绪不好时呈文办件。要争取在正课时间、办公场所，及时高效将文件办理好。

建议要精准。呈送文件的参谋、干事、助理员，是机关的“智囊”、领导的“助手”。呈送文件时，对需要落实的工作，一般情况下，领导会先征求部属的意见建议。如果这个时候，呈送人员一脸茫然，就很难起到“参谋助手”作用。要针对不同问题，经过反复思考，多问问自己“这份文件需要办理哪些具体工作”。只有这样，才能提出合理化建议，供领导参考。

官一般由业务部门领导呈送。在向主要领导汇报一些事先没有研究过、工作涉及面大且动用人力物力资源多的情况时，通常应由部门领导带分管业务部门一同呈送，当面解释说明。否则，一些相对重要的工作会因为呈送人员身份不称、阅历不

机关呈文办件应做到“六要”

周 林 宋伟涛 何昀皞

足等原因，导致比较容易的工作变得比较棘手，甚至事倍功半。

准备要认真。俗话说，不打无准备之仗。呈送文件同样如此，必须事先充分准备，确保万无一失。呈送文件时，领导有时会问文件的主要精神是什么、需要落实的工作有哪些、你是怎么看的等等，如果呈送人员事先不将所呈送文件阅读一遍，掌握其精神实质，将会出现“一问三不知”的尴尬局面。有时会因粗心大意出现文件错字、漏字，错页、漏页等问题，就像一顿大餐里吃出几只苍蝇，让人恶心。还有时领导会问，这项工作的依据是什么，有无具体的文件规定，等等。疏忽一次两次，还可以原谅，久而久之，将在领导面前留下“深刻印象”，再想

口头工作报告的基本程序应当由主办人员、业务领导、分管部门副职、部门领导、分管领导和军政主官的程序逐级呈报，首长的批示指示则应按相反顺序逐级向下传达告知。当有时呈报领导不在位时，应通过电话方式向其报告，情况紧急时，也可越级办理，但事后必须向相关领导补报。没有按规定程序办理的事项，业务部门应当注明原因，以便存档备查。

时机要掌握。呈报文件时，不是什么时候、什么场合都可以呈送的，时机的把握也十分关键。除特急电报和其他重大事项需要立即请示报告外，一般日常性的工作请示报告时机注意把握相关原则。即“两不准”：不准在非保密场所、不准用非

—政工学刊·2011·3——

同时，建议时语气口吻要婉转一些，防止用“肯定”、“必须”之类的词语，最后还应当由领导作决策。

记录要清晰。一般情况下，机关呈文办件时，领导都要根据文件内容和汇报情况作出相应指示要求或工作安排。在请示报告时，如果自己记性不太好，就必须养成随身携带工作笔记本的好习惯，逐条逐项记录下领导听取汇报后的指示要求，确保工作一项不漏、件件落实。当领导批示看不清楚、所作的指示要求没有听明白时，不能怕首长批评，一定要再问一遍，切实把指示要求搞清楚、问明白，切不可主观猜测、不懂装懂。

（作者单位：73075部队）

责任编辑：王涵

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