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南宁市档案目录数据采集标准

1内容与适用范围

1.1本标准包括了档案目录数据库结构、档案目录数据字段著录细则和档案目录数据交换

格式。

1.2本标准适用于本省综合档案馆、档案室建立档案目录数据库，亦可作为编制相关档案

管理软件、档案全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统的参考。

2引用标准及规范性文件

下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，

所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准的最新版

本的可能性。

GB/T1988-1989信息处理信息交换用7位编码字符集

GB2312-1980信息交换用汉字编码字符集基本集

GB/T7408-1994数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法

DAT1-1992档案工作基本术语

TA/T22-2000归档文件整理规则

GB2808-81全数字式日期表示法

GB3469-83文献类型与文献载体代码

GB7156-87文献保密等级代码

GB/T15418-94档案分类标引规则

DA/T18-1999档案著录规则

DA/T19-1999档案主题标引规则

DA/T13-94档号编制规则

档案出版社中国档案分类法（第二版）

档案出版社中国档案主题词表

国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则

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3定义

本标准采用下列定义。

3.1档案目录数据库

将描述档案內容和形式特征的数据按一定格式存入计算机存储器所形成的数据集合。

具有数据的检索、存取、修改、增删和整理等功能。

3.2数据记录

描述某一案卷或文件所有特征的数据集合。每条数据纪录由若干数据字段组成。

3.3数据字段

描述案卷或文件的某一方面特征的数据。

3.4字段类型

字段类型规定数据字段的基本属性。本标准涉及两种字段类型：字符型和数字型。

3.5字段长度

字段长度规定字段所包容字符的最大个数。

3.6代码

一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。

3.7档案著录

对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

3.7.1文件级著录

以单份文件或多份内容密切相关的文件组合为著录对象的档案著录。

3.7.2案卷级著录

以一个案卷或多个内容密切相关的案卷组合为著录对象的档案著录。

3.8目录数据交换

指在网络上传输或以磁性介质、光盘等为载体，通过计算机进行的档案目录数据交换。

4档案目录数据库结构

4.1文件级.DBF目录数据库结构

文件级目录数据库中的数据记录由21个数据字段组成。字段名称、字段名、字段类型

及字段长度见表1。

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