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合同履约管理规定
合同履约执行管理规定
为加强对公司已签订合同执行过程的监督管理,降低公司合同履行过程不规范带来的潜在风险,经公司研究决定,特制定以下规定以供执行。
一、合同履约执行管理的基本要求
生效的合同系双方真实意思的表示,对于合同各方均具有法律约束力。如果合同方不按合同约定条款履行义务,就应当承担相应的违约责任。因此,合同履行管理的基本要求为:
.我公司严格按合同约定履行,首先做到我公司一方不违约;
.督促对方按合同履行其义务,如对方在履行中有不符合合同约定的行为,要密切关注,及时做出反应,固定对方违约的证据,为以后处理合同纠纷做准备。
二、加强合同履行管理的方法
合同履行部门、财务部、行政部等部门都应当按下列要求做好各部门的合同履行管理事情。
(一)我公司为履行合同所做的工作,要留有记录或者证据。
如:支付款项的,应当在原始凭证上写明款项用途及对应的合同编号等;接收货物的,应办理交接手续,交接人应当签字确认,验收的应当有验收记录,有异议的应当注明等。
(二)及时发出催告和异议
催告普通是用来催促对方按合同履行其任务,同时,催告也是进一步采取某些行动的必备前置程序。异议普通是在接受对方交付的情况下,发现对方的交付不符合合同约定,如接受对方交付的货物后发现质量不符合合同约定,则应及时向对方提出异议。在合同履行进程
-可编辑修改-
中,催稿、异议等重要的事项应当以书面形式作出,以便有据可查。口头形式可以解决的,也可以口头形式做出。
(三)及时收集和保存证据
合同履行过程中,合同各方的往来函件、通知等文书都具有法律效力,如果发生纠纷,也是区分责任的重要证据,合同履行部门负责对合同履行每一环节形成的书面材料完整保存,如果相关材料发至其它部门,应及时转交合同履行部门存档。在合同履行过程中,对于我公司已经履行事实以及对方违约的事实应当及时收集证据,同时,如果我公司一方不慎违约了,应尽量避免被对方掌握证据。对我公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条,我公司禁止现金形式支付,收款方为签订合同时指定的收款人。
(四)及时处置惩罚异常情况。
合同履行中的一些问题,很多是法律层面的问题,技术性与专业性较强,合同履行部门应当慎重对待,并及时与行政部法务沟通和联系,由法务参与处理前述问题,以便及时发现问题,作出相应处理。重大问题需公司领导定夺的,填写《合同履行问题反馈表》上报至公司,由公司领导最终确定解决方案(详见附件1:合同履行问题反馈表)。
(五)合同履行过程中,行政部法务负责协助履约部门监
督、检查合同中相应条款的具体履行情况。
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