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公司音像档案管理规范

1.目的

为规范和加强XXXX公司（以下简称公司）音像档案管理，

确保音像档案的齐全、完整与安全，特制定本规范。

2.范围

本规范明确了音像档案的管理职责，规定了音像档案的收集、

整理、归档等业务工作的管理要求。

本规范适用于公司及子公司音像档案的管理。

3.依据

本规范依据下列标准、规范制定（其最新版本亦适用于本规

范）：

《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-95）

《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）

《XXXX公司（集团）档案管理规定》

4.定义

音像档案是指公司及子公司在各项活动中形成的、以动态的

声音或图像为主要反映方式的、具有保存价值的音像材料。

视频文件是指用视频设备获得的动态图像文件。

音频文件是指用音频设备获得并以声音为信息表达方式的

文件。

5.管理职责

公司及子公司音像材料形成部门负责音像材料的形成、积累、

收集和鉴定；负责将具有保存价值的音像材料转换为音频和视频

文件，并移交至档案管理部门；负责录音带、录像带等音像材料

的保管。

公司办公厅作为公司档案管理部门负责对公司及子公司音

像材料的形成、积累、整理、归档等工作进行指导、监督和检查，

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对归档的音视频文件进行保管、鉴定销毁、统计和提供利用等工

作，确保音像档案的完整、有序。

子公司综合部负责对本单位音像材料的形成、积累、整理、

归档等工作进行指导、监督和检查，对归档的音视频文件进行保

管、鉴定销毁、统计和提供利用等工作，确保音像档案的完整、

有序。

6.归档范围和保管期限

6.1凡是反映公司及子公司各项活动的、具有保存价值的音

像材料都属于音像档案的归档范围，详见《音像档案分类、归档

范围和保管期限表》（附1）。

6.2根据企业档案保管期限划分方法，结合音像档案内容，

将音像档案保管期限确定为永久。

7.归档要求

归档时间：应在音像材料形成的第二年4月底前移交归档。

音像材料形成部门将音像材料（包括录音带、录像带）按照

以下格式刻录成光盘移交档案管理部门。

（1）视频文件的通用格式为MPEG-4、AVI。（2）音频文件

的通用格式为WAV、MP3。

归档音像材料需通过播放设备检查以下内容，与文字说明相

符。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄制

人等要素，概括揭示音视频文件所反映的主要内容。

（1）影像记录应当主题明确，画面清晰完整，色彩还原准

确，被摄主体不能有明显失真变形现象。

（2）声音记录须内容完整，声音清楚。

音视频文件的录制时间一般应按照自然时长，原则上一次活

动归档一套。

音视频文件的信息著录应真实、准确、完整揭示音像材料的

内容和形式特征。

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8.归档程序

归档程序包括音像材料的收集、整理、审核、移交接收、入

库等环节。归档流程图见附2