大数据时代下电子信息化档案管理初探.docx

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大数据时代下电子信息化档案管理初探

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林青

摘要：在大数据技术时代下，电子信息化档案管理已经充分应用实践，但在当前发展现状上，仍有许多亟待解决的问题，比如档案管理技术水平不佳、相应软硬件设施较差、档案管理从业人员素质参差不齐及现代电子信息化管理理念相对落后等问题。本文立足大数据时代背景下，提出对电子信息化档案管理的初探研究，分析当前现状的成因，并提出相应的解决措施，以期能够助力电子信息化档案管理工作快速发展，促使当前大数据时代下档案管理工作能够奋力迈上一个崭新台阶。

关键词：大数据；电子信息化档案；管理

：G270：A：1009—2234（2018）07—0162—03

大数据时代的到来，使得人们传统生活和工作模式已然发生了重大变化，尤其是云计算、大数据技术被广泛应用于各个行业和领域，使得各个行业和领域都在面临着对自身庞杂的数据进行有效梳理，档案管理工作也不例外，也在面临着大数据时代下的新挑战，能否积极应对大数据时代变化，抢先在新一轮技术革命风潮中改变自身，俨然成为当下电子信息化管理工作必须面对的紧迫情形，促使自身改变传统落后的应用手段，积极适用新理念、新技术，使之更好地拓展新的发展空间和应对新的发展机遇。

当前，对大数据的定义有着众多说法，比较权威的是全球专业数据机构麦肯锡给出的定义，他认为大数据是指“大小超出了传统数据库软件工具的抓取、存储、管理和分析能力的数据群。”从这一定义中可以看出，麦肯锡首次将大数据定义为一种大规模的数据集合。利用大数据来管理档案，一方面能够有效缩短档案信息的查询时间，促使档案管理与服务更加方便、快捷、准确；另一方面也强化档案信息的数字存储形式，不断发展和完善智能化数字存储，使之有效降低数据信息保管的成本，强化保管与维护档案信息的安全力度。

一、我国电子信息化档案管理工作的现状分析

纵观当前我国电子信息化档案管理工作的现状，最为突出的问题表现在档案管理技术、硬件设施、从业人员、管理观念等方面，下面进行详细展开来讲。

（一）档案管理技术和硬件设施较差。

在大数据时代下，现代档案管理工作离不开电子化、信息化的支撑，要想做好电子信息化档案管理工作，首先必须要有硬件设备和相关技术的投入，通过对基础要素的投入，才能适应当前大数据时代下的快速发展。当前有很多单位都有自身的电子信息化档案系统，但从投入和应用程度来看，部分地区对于电子信息化档案管理工作的投入程度不够，主要表现在硬件环境设施不够齐全、相关技术手段较为落后，因而很难适应当前经济社会发展的需求，致使在当前数据信息庞杂的情况下，造成档案信息未能准确完成记录、存贮、管理等一系列动态过程，使之从根本上提高电子信息化档案管理水平，提高档案管理整体工作效率，努力健全现代电子信息化管理工作机制。

（二）档案管理从业人员素质水平参差不齐

在新时代下，技术人才是支撑各项建设的中坚力量，可以这样说，人才是维序整个经济社会活动的实践者、操作者，可我国档案管理工作人才队伍中却缺乏大量懂得拥有现代档案管理技术与计算机技术相配套的复合型人才。传统纸质档案管理模式已经逐渐被计算机化所取代，传统手写档案正在向电子信息化档案转变，这就要求从事档案管理工作人员不仅要掌握专业档案管理知识，还要能熟练操作计算机，熟练应用“互联网+”、大数据、云计算等新技术。从实践过程来看，档案馆工作中普遍存在着工作人员在素质、技能等方面匮乏的问题，主要原因在于很多从事档案管理工作的人员大多文化水平层次较低，根本无法掌握现代社会所要求的专业知识，甚至在技能操作方面也很难掌握，对电子信息化档案管理工作的了解程度不深。

此外，很多新鲜事物对于年龄结构偏大的同志适用起来较为困难，很多单位工作人员在从事电子信息化档案管理工作过程中，未能及时全面接受新鲜知识和技能，最突出的问题在于对计算机的应用能力较弱，致使不利于电子信息化档案管理工作进展。比如，在人事档案管理工作方面，现行档案管理大都采用傳统手写记录的方法和模式，利用计算机设备去应用大数据模式来管理人事档案的程度、水平较低，无法适应新时代现代档案管理工作。与此同时，严重的人才流失也导致当前档案管理工作效率缓慢和质量下降，不利于电子信息化档案管理日常工作进展，不能及时快速归纳和处理档案管理工作，致使档案材料存在一定程度的漏洞。

（三）档案管理工作理念相对落后

档案管理工作对当前各个行业和领域都发挥着重要作用，通过记录相关信息，确保与之能够有迹可查相关内容。随着新时代的到来，传统档案管理工作已经不能胜任当前发展需求，需要匹配跟高层面的智能化、信息化的档案管理，这样才能帮助档案管理工作人员减少查询资料或信息的时间，全面提高相应工作效率。在实践工作进程中，从事档案管理工作的人员应当树立相应理念，尤其是档案管理工作理念，这样有助于直接影