刍议信息化背景下如何优化事业单位文书档案管理.docx

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刍议信息化背景下如何优化事业单位文书档案管理

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侯蕊

摘要：文书档案管理作为事业单位各项工作顺利开展的重要组成部分，对保障事业单位长久稳定发展起着积极作用，主要包含单位日常报告内容、重要通知以及会议记录等等，是对事业单位日常工作以及过去经验的总结，为事业单位下一步工作发展提供指导意见。而传统的事业单位文书档案管理过程中，档案多用纸质盒子保存，数字存储方式仅是作为补充的内容，而随着我国信息技术的应用发展，电子设备的广泛应用，这也对事业单位文书档案的管理工程带来一定的变革，管理方法及管理形式上都发生了极大地改变，档案管理效率和管理质量大大提升，更好的适应我国社会发展需要，这对今后事业单位长久稳定发展起着积极作用。

关键词：信息化;事业单位;文书档案;管理

随着我国经济技术的高速发展，各个领域也积极开展了对新技术的应用，对促进整个社会的发展起着积极作用。对于事业单位来说，文书档案管理作为其日常各项工作的基础，也应加强对新技术的应用，提高档案信息化水平，对保障档案管理效率和管理质量有着重要意义。本文就信息化背景下事业单位文书档案管理现状进行合理的分析，找到管理中存在的问题并提出有效解决对策，以期早日实现事业单位的现代化管理文书档案管理。

1信息化对事业单位文书档案管理的影响

随着我国信息技术的广泛应用发展，对人类的生活带来极大地变革，要想充分发挥事业单位文书档案管理工作的价值，就应该与时俱进，提高档案管理数字化水平。而传统的文书档案存储多以纸质存储方式，这种存储方式存在很多的不足之处，容易受潮或利用起来比较困难等等，这都在无形中耗费大量的时间精力，而且在档案整理的过程中也经常会出现一些人为因素失误而导致归档失误，企业无法对档案信息进行有效利用，特别是一些重要文件，如果没有做好保存工作或是出现丢失的情况，这对企业来说无疑是巨大的损失[1]。

事业单位通过开展信息化的文书档案管理则可以很好地避免上述问题的出现，新技术的应用能够极大地弥补传统文书档案管理中的不足，不受时间和空间的限制，使得文书档案的容量得到进一步提升，还能实现对文书档案进行合理分类，提高检索效率以及档案利用率;此外，信息化管理方式的安全性能可以很好地维护档案的安全，避免人为因素或丢失、潮湿等对档案信息的完整度带来影响，节省了大量人力和资金成本的支出，极大地提高了文书档案管理工作效率。

2事业单位文书档案管理信息化存在的问题

信息化文书档案管理虽然具有一定的先进性，可以大大提高档案的利用效率，实现对档案长期有效保存，但在实践的过程中，也存在很多的问题，这就需要档案管理人员不断提升自身的档案管理意识，应合理应用信息化技术实现对文书档案的有效管理，具体管理问题主要包含以下几方面内容：

2.1事业单位文书档案管理人员的专业能力有待提高

受到传统文书档案管理的影响，使得事业单位文书档案管理人员在对信息化档案管理模式应用时出现无法适应的情况，重视起档案管理工作在单位中的积极作用，不具备先进的档案管理意识，使得文书档案管理信息化就成为空谈，而且在这种新旧观念影响下，反而阻碍了事业单位文书档案管理工作有效开展。

2.2事业单位文书档案管理信息化设施不足

一方面，由于事业单位文书档案管理人员专业能力不足，对新技术无法展开有效的应用，造成了设备资源浪费情况，随着时间的推移，一些設备由于长时间没有使用其各项功能也出现了退化情况，如果不及时的进行维护则会造成设备老化报废情况，使得文书档案管理迟迟无法得到有效开展。

2.3事业单位文书档案管理人员思想创新性不足

事业单位文书档案管理工作是一项比较繁琐的工作，但由于事业单位管理人员重视程度不足，使得档案管理人员的工作态度也比较懒散，对于继续整改的内容也常常拖延，大大降低了文书档案管理工作的工作效率，也无法实现对档案管理，也就很难及时的发现信息化档案管理模式中的不足，无法真正实现对信息化档案管理模式。

2.4事业单位文书档案管理信息化制度不完善

在传统的文书档案管理多以纸质档案为主，使得档案管理工作经常会出现各种各样的问题，虽然很现阶段一些事业单位已经开展了对信息化档案管理应用，但由于制度方面不健全加大了文书档案管理的难度。例如虽然信息化模式下的文书档案管理可以避免环境因素对档案完整度的影响，但信息化的网络安全性也成为企业所关注的重点，如果不慎造成档案信息泄露，对企业来说将会是巨大的损失。

3信息化背景下事业单位文书档案管理优化

3.1提高事业单位文书档案管理人员的专业能力水平

信息化背景下优化事业单位文书档案管理内容和形式，需要档案管理人员的全员全过程参与，他们的思想和行为直接关系到档案管理工作的质量。所以，事业单位文书档案管理部门要对档案管理人员和相关人员进行专门的培训与练习，从思想到能力上全面提升，让他们意识