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秘书工作案例精选与评析

秘书工作案例精选与评析

案例1：广告公司的电话

将近年底，公司特别忙，就要召开董事会了，由于销售大幅度滑

坡，老总心情不太好。这天上午10点钟左右，广告公司的赵总来电话，

想就明年的广告代理问题与老总交换一下看法。老总正忙得焦头烂额，

听秘书说赵总要谈明年的广告问题，就对秘书说了一句：“不就是明

年的广告吗？现在没时间！秘书应该如何回答广告公司赵总的电话？

现在有几种选择：

1.今天我们姜总时间安排得很满，实在抽不出时间。回头我再给

你打电话过去可以吗？

2.您的事我们姜总基本知道，但是今天基本没空，下次再约时间

吧。

3.我们姜总正急着赶份材料，不能接电话。

4.赵总，关于明年的广告问题，您跟我们公司企划部的张经理谈，

可以吗？

5.我们姜总今天身体有些不舒服，有什么事您先跟我说，我再转

告他，可以吗？

【案例分析】秘书选1比较合适。

广告公司和秘书的公司是合作者，因此回答赵总称自己的老板日

程安排得很满，并询问是否可以回头再电话联系，显得有礼有节，易

于对方理解和接受，双方的良好合作关系也能得以保持。事后再向老

板报告情况，待老板确定意见后再回复赵总。

选择2，直接回绝，给客户一个很傲慢的影响。虽然广告业中一般

都是买方市场，广告公司求广告主的情况较多，但是买卖双方在人格

上是平等的，何况对方是公司长期的广告代理商，更不应该表现出一

种无形的优越感，从而破坏彼此的合作关系。你可以先再不跟对方谈，

但要给人家一个理由以求得理解。

分析选3和选2犯同样的错误，直接回绝赵总，过于生硬，显得

不礼貌，不可取。

选4这是自作聪明。姜总不是没有时间，而是现在没心情，也并

没有说不谈。在这种情况下，秘书安排别人来谈，这是一种自作主张、

违反工作纪律的行为。

选5的回答最为糟糕。姜总并没有身体不适，信口说姜总身体不

舒服是对领导的大不敬。

案例2：

用什么方式说话，永远比说什么更重要

局里就要开年度总结会了，要对今年的工作进行总结。还有不到

一周的时间，为了保证会议顺利召开，秘书处的全部人马都集中到会

议室，研究讨论会议的有关文件。首先讨论的是秘书处李处长给局长

写的年度总结报告。李处长不愧是局里的第一支笔，报告写得洋洋洒

洒，声情并茂，令人振奋。但在征求意见过程中，秘书小周直截了当

地提出了自己的看法，他认为李处长的报告中有多处统计数据不准确，

原因在于李处长采用的统计方法不正确，应该加权处理的数据没有进

行加权处理。而李处长认为他采用的这些数据都是下属各个单位报上

来的数据，进行简单的加减就可以，无须进行其他处理。可是，周秘

书自恃自己是学统计学专业的，是科班出身，坚持认为李处长的数据

处理不当。惹得李处长很不高兴，脸越拉越长，说了一声：“大家先

休息一下”，就端着茶杯出去了。趁休息期间，秘书处的老秘书张大

姐过来和蔼地提醒周秘书说：“小周，要注意一下提意见的方式，当

着这么多人的面，用这么肯定的语气说李处长错了，他会是一种什么

感受?如果我是李处长，我会觉得你就跟直接骂我‘无知’一样。所以，

即使你的意见是对的，也应该注意说话的方式。”周秘书马上辩白说：

“我没有别的意思，只是实话实说，我这个人生来就是这样的性格，

有什么说什么，不会装假，不会拐弯抹角。我认为做人要正直坦白。”

话音未落，张大姐严肃地说：“为人正直和注意说话方式是两个不同

的问题。为人正直，是指不撒谎，不欺骗，

是个人道德品质问题；而说话方式是个技巧问题，是个工作方式

方法问题，两者不能混为一谈。请你记住，对于我们这些职业秘书来

说，用什么方式说话，永远比说些什么更重要!”

【案例思考】

1．在本案例中周秘书认为自己是正直坦白的人，你怎么看待“秘

书的正直”?

2．秘书应该怎样提出自己的观点?

3．怎么理解“对于职业秘书来说，用什么方式说话，永远比说些

什么更重要!”?

【案例评析】

作为职业秘书，周秘书应该用规范的职业语言标准要求自己，应

该懂得有效沟通的知识和技巧，不能像一般人那样说话随便，想说什

么就说什么，想怎么说就怎么说，想在什么时候说就在什么时候说。

秘书说话，不单纯是为了表达自己的思想或情感，更主要的是为了实

现自己的工作目标，达到预期的沟通效果。