互联网时代用户参与档案信息资源开发的策略研究.docx

?

?

互联网时代用户参与档案信息资源开发的策略研究

?

?

边爱萍

【摘要】互联网时代为档案管理模式由传统的条线式逐渐向网络状转变提供技术实现的可能性。本文通过对单位档案主管、档案一线工作者、档案利用者（或潜在利用者）进行访谈，了解用户参与行为对档案利用的影响，对现有相关理念和管理方法进行梳理、细化、分解和重组，最后归纳出能够实現基于用户参与的档案知识空间模型，并通过SWOT分析法对该模型的运行效果进行初步预测。

【关键词】用户参与;档案资源开发;档案知识空间

一、研究背景

如今，社会群体普遍认可档案价值，公众个人却不知馆藏档案于已何用，缺少利用需求使得“以利用为目的”的档案服务理念成了一句空话。同时，基于效益与成本的考虑，单位重视档案工作的同时，却认为专职岗位的设置务必精简，甚至可有可无，人员的极度缺乏又使得资源的深度开发几乎无法实现。档案工作价值在利用中体现，利用需求的拓展离不开资源的深度开发，资源开发需要人员，而人员配备仰赖于工作价值的体现。再次陷入怪圈的档案工作又该如何自处？鉴于互联网技术的成熟与发展，本文尝试打破传统的管理模式，通过引入档案知识空间，将用户直接纳入管理主体，通过用户的参与，一方面提升用户对馆藏的了解程度以发现需求，一方面扩大档案建设队伍以提高资源开发效率，为档案知识服务提供可能，同时也使公共档案作为社会信息资源真正实现公开透明，消除因信息不对等而在社会治理过程中产生的误解和不信任感。

二、档案资源开发的研究现状

目前关于互联网环境下的档案资源开发，多数的研究主要在于通过技术手段使传统的资源开发手段得以优化，虽然能很大程度上解决档案资源利用的时空限制，但归根结底仍然是将档案信息资源的获取途径由档案馆的查阅大厅搬到了电脑桌面，其中涉及的开发策略其实并未有太大的突破。在这方面，陈忠海、万恩德等学者所提出的观点则较具突破性，他们都看到了用户在档案资源开发过程中的重要作用，从而对档案资源开发主体提出了质疑。陈忠海、常大伟（2015）认为档案信息资源开发的主体应是档案价值实现的主体，即用户。万恩德（2018）则透析了后现代背景下档案信息资源开发由档案机构主导的传统模式向社会化档案信息资源开发模式转型的过程。而上述观点也存在一定的局限性：陈忠海等虽论证了用户作为主体的必要性，却没有提出用户作为开发主体的具体工作方式;而关于将档案部门作为辅助角色，实践起来也有一定困难，毕竟用户没有作为资源开发主体的义务，若完全依赖用户，其结果未必理想。而万恩德虽通过提出主体的多元性将用户与档案部门共同纳入了档案资源开发的主体，但其仍将资源开发与利用服务看作是具有明确时间先后的线性关系，而没有提及在互联网环境下，这两个环节相互之间交互穿插的可能性。

三、用户参与对档案利用服务重要性的调查

为了探寻将用户参与管理是否会对利用行为产生一定的影响，本次调查以所在单位为范围开展了小规模的访谈。

（一）访谈对象的选取。本次访谈的对象主要为档案主管、档案一线工作者、档案利用者（或潜在利用者），选取依据为档案管理职责、档案管理参与情况、利用情况等的差异性，以从管理目标、具体操作、利用意愿及效果反馈等方面了解用户参与在档案利用服务中的作用。档案主管系校办主任，其管辖范围还涉及会务、文书、宣传、外联等。档案一线工作者为单位原档案管理员，该同志虽已退休，但其具有长期的工作经验且脱岗时间不长，因此仍具有一定的参考价值。档案利用者（或潜在利用者）为本单位教职工，访谈选取了三类人群共计6人：一是专业部门主管2名，分别为总务主任和教导主任，其中总务主任档案利用频次较高，而教导主任档案利用频次较低。二是各部门的兼职档案员2名，主要负责年度部门文件材料的收集和归档。三是普通教师2名，一名较多次利用过档案（下简称普通教师A），而另一名从未利用过档案（下简称普通教师B）。

（二）访谈结论。档案主管代表领导层，从访谈中可以得知，领导层肯定了档案的重要性，一方面希望档案工作能发挥更大的用处，一方面又认为档案工作在众多事务中相对可缓，虽专职档案员却希望其“全面发展”。一线工作者代表专业的实践者，在现实任务面前其表现出心有余而力不足之貌，最终只能停留在完成基础工作而不失误的层面上。可见在实际工作中只凭档案工作者根本无法完成倡导的资源开发任务。档案利用者（潜在利用者）则代表着目标用户。从对目标用户的访谈中可以得出以下用户参与与利用行为关系的结论：首先，参与过档案管理的用户利用频率高于未参与过的用户。多数用户的利用目的出于本身业务考虑，如两个部门的兼职档案员，当其参与过本部门档案管理环节时，他们便知晓档案中存有那些对其有用的材料，于是利用需求也随之产生;相反普通教师B的信息需求（能帮助其上好课的信息）其实在库藏内有很多体现，如历年试题、历年考试的分析汇总、学生录取形势分析