刍议工程项目档案管理.docx

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刍议工程项目档案管理

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杨淑英

摘要：工程项目档案管理是对工程建设管理过程中形成各种各样形式的历史记录管理，是各种档案管理业务活动的总称。其管理的对象是项目档案，管理的主要内容包括项目档案的形成、收集、整理、归档、验收、存储、提供和使用。建设项目档案管理水平的高低直接影响着建设项目的发展，国家重点项目档案管理水平的高低，制约着国家建设的发展。

关键词：档案管理；工程项目；业务规范

：G27：A：1671-2064（2018）22-0094-02

1工程项目档案管理学术研究和宏观管理的现状

工程质量的真实记录和反映是工程档案管理的关键，也是工程使用与维护的基础。因此，国际、国内一些知名企业常常把项目档案作为项目质量的内容，并一直坚持不懈。然而欧美国家对该工作的经验总结和理论研究主要是纳入项目质量管理体系，而不是档案管理的理论体系。一个重要的原因是在重点项目建设方面中国政府占主导地位，欧美国家则是以企业和社会为主导。

理论研究方面，欧美国家文件管理的理论基础是“文件生命周期理论”；上世纪末，弗兰克阿普沃提出“文件连续体理论”。在我国，学术界对建设项目档案管理的研究也在不断深入。目前国内研究现状的特点是：（1）文献作者多为建设项目单位的一线档案工作者，重经验轻理论；（2）集中于对项目档案管理的制度及体制方面的研究；（3）研究成果多以某一方面为主题，它具有分散性，不整合研究，缺乏系统的理论指导和深入的技术研究。

2006年国家档案局和国家发改委联合发布了《重大建设项目档案验收办法》。2012年，国家档案局又开展了建设“全国建设项目档案管理示范工程”（简称“示范工程”）的活动。随着国民经济和社会的快速发展，建设项目从投资规模、科技水平、建设速度等方面不断对档案管理提出了新的要求。档案管理部门及科研教学部门重视和加强对建设项目档案工作的深入调查与分析，为建设项目档案工作的政策制定提供了新的依据和经验，也促进了工程项目档案管理的业务规范不断完善。

2工程项目档案管理的内涵

工程档案是指在项目立项、审批、勘察设计、施工、监理、竣工验收等过程中应当归档保存的各种载体材料，如文字、图纸、表格、视频等。它是工程项目的直接产物，是从项目筹备到项目终结的所有真实记录，也是基本建设项目管理的重要组成部分。建立和加强项目档案管理是工程建设管理的需要，也是国家和有关部委的共同要求。工程项目档案质量达到规定要求，是建设项目竣工验收顺利完成的前提。以高速公路行业为例，高速公路工程往往是国家的重点工程，其特点是综合性强、专业门类多、技术相对复杂、质量安全要求高、施工周期长，投资额大。在高速公路建设和后续运营管理的各个环节，都会形成大量的档案文件。这些档案文件真实地记录了高速公路项目的建设发展历程，是非常重要的信息资源。

档案管理是对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供使用等过程的管理活动。其管理的对象是档案文件，其服务的对象是档案用户。要解决的基本矛盾是档案的无序性、分散性、杂质性、量大性、孤立性状况以及与社会档案集中、系统、优质、专项和广泛利用的要求之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平应该满足日益增长的社会需求。正是这一矛盾的解决促进档案管理水平的提升。

档案管理模式为档案的有序管理提供了一种方法，也方便了档案在以后的使用，保证了档案功能的发挥。我国工程档案的管理模式主要有三种：分散式管理模式、集中式管理模式和信息化资源管理模式。国家提出的“集中统一原则”主要针对的是党政机关所形成的档案，但是对不同领域的项目档案管理模式没有一个统一的规定和要求。项目档案管理模式应因地制宜，其共同特点是坚持“项目法人责任制、招标投标制、项目监理制、合同制”，以“项目责任制”为主要指导思想，要求协调一致，并按照“谁负责施工，谁负责”的工作原则，各尽其责，分散与集中相结合。

3工程项目档案管理业务规范

业务规范是大量存在的、反复出现的业务活动中的业务处理规定，是由科学方法所制定而成的操作规程。档案管理业务规范是开展档案工作的重要依据和基本前提。它为档案管理的各个方面的工作提供了标准和要求，可以使档案管理统一完整、有序便捷，还可以使档案管理经济高效。档案管理业务简单概括为收集、存放、保管、利用。因此，业务规范的制定主要围绕以下四个环节：

3.1工程档案的收集

这一环节的业务规范特点是：第一，档案收集与项目建设进程的同步性；第二，档案收集的完整性，即确保文件资料及各个单位工程档案的成套性，第三，档案收集的及时性，应及时掌握工程设计方案及施工方案的变更，跟踪变更完成程序，检查设计变更和竣工图签章的记录。

3.2工程档案的存放

檔案存放时应注意做好整理和鉴定。工程档案从散乱无序状态到井井有条，后期的整理工作必