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文控工作流程
文件管理
流程图
权责部门
相关文件
使用表单
描述
审查建档保存分发销毁回收资料批准编号文件制订/修改/废止/接收收
审查
建档保存
分发
销毁
回收资料
批准
编号
文件制订/修改/废止/接收收
各权责部门文控中心
各部门主管
文控中心
管理代表
文控中心
文控中心
管理代表
《记录控制程序》
《文件补发申请表》《文件变更申请表》《变更履历表》
《外来文件接收登记表》
《质量记录总览表》
《文件一览表》
《文件分发、回收记录表》
各权责部门负责制订和申请文件变更,经各权责部门主管审批后,文控中心负责执行修改打印工作。
文控中心负责文件编号。
文件必须经权责人批准后才能发行。
文控中心负责文件和资料的分发,回收和归档。
1.受控文件:是指文件的制订、发行、修改、使用、回收、废止等作业必须经权责部门审批,按照ISO9001标准要求执行。保证使用的是有效版本。受控文件在本公司质量活动中具有法规性和强制性,不得随意违背其规定或要求。受控文件必须加盖蓝色“文件管制章”,不得影印。
注:对于修改文件,一定要先将修改前的文件回收,才可发行修改后的文件;回收文件要记录于“文件分发,回收记录表”表中的回收栏里,并将回收的文件盖上作废章。
2.本公司文件的制订、审批、修改及废止与收发控制职责表如下:
专案
序号
文件阶别
制订
审查
批准
控制部门
3.1.1
一阶文件
管理者代表
总经理
总经理
文控中心
3.1.2
二阶文件
各部门主管
管理者代表
总经理
文控中心
3.1.3
三阶文件
各部门
部门课长
管理者代表/或部门部长
文控中心
3.1.4
四阶文件
各部门
随文件一并审核、批准
各制订部门
3.外来文件经签署后,由文件管制中心统一控制(登录、发行、回收、保存、销毁等)。
3.1外来文件需经审核才发出,外来文件发出时要签收。
外来文件可用目录式管理。
3.2外来文件不可随便更改,如有更改,必须经权责人员签名认可
4.程序文件分一、二、三、四阶,文件编号原则
4.15.5.1质量/环境手册编号原则(一阶文件):
IC-QM-01
流水号
文件阶别(环境手册为EM)
公司名称缩写
例如:环竟手册(IC-EM-01)
质量手册(IC-QM-01)
5.程序文件编号原则(二阶文件):
ICQP
程序文件流水号(01~99)
文件阶别 (环境体系为EP)
公司名称缩写
例如:环竟体系(IC-EP-01)
质量体系(IC-QP-01)
备注:(1)一,二,三阶文件若有禁版时,版本:以英文字母和阿拉伯数字表示(A0、A1……A5、B0、B1……B5,C0……)
(2)页码格式为P/N。P为页次;N为文件内容总页数。
(3)文件改版时,所有页次须重编。
(4)文件标题:即为该手册或程序文件的名称。
6.作业指导书/检验标准书/管理规定编号原则(三阶文件):
WI
流水号(001~999)
文件阶别
(附件三)部门别(部门代码一览表)
详细见《文件管理程》9/9页。
6.1作业指导书/检验标准书若单页,编写项目包括:文件标题、文件编号、制订部门、制订日期、版本、页码、制订、审核、批准;若多页,须每页加盖文件受控章。
部门代码及表单编号一览表
部门名称
部门代码
表单编号
部门名称
部门代码
表单编号
总经理室
100
制造部
500
500~599
财务部
200
200~269
总务部
600
600~699
业务部
300
300~399
品质部
700
700~799
文控中心
400
401~499
工程部
800
800~899
7.受控表单的编码原则(四阶文件):
IC—FORM-
版本
表单流水号(部门代码一览表)
表单英文
公司英文名称缩写
备注:表单版本若有变更时,表单的版本从“A”开始,修订则更换为“B”,依次类推(但I、O、X字母则不予引用)。
8.外来文件
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