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电子邮件分类分级标识管理制度--第1页
电子邮件分类分级标识管理制度
目的
本制度旨在规范电子邮件的分类、分级和标识管理,提高邮件
管理的效率和准确性,保护信息安全,并促进组织内部间的沟通和
协作。
适用范围
本制度适用于所有组织内部成员,包括员工、合作伙伴和供应
商等。
分类与分级
分类
根据邮件内容和用途,将邮件分为以下几类:
电子邮件分类分级标识管理制度--第1页
电子邮件分类分级标识管理制度--第2页
1.内部邮件(InternalMail):仅用于组织内部成员之间的沟通
和协作。
2.外部邮件(ExternalMail):用于与组织外部成员进行沟通
和协作。
3.保密邮件(ConfidentialMail):含有敏感信息或涉及商业机
密的邮件。
4.公告邮件(AnnouncementMail):用于发布组织内部公告和
通知。
分级
根据邮件的重要性和紧急度,将邮件分为以下几级:
1.一般(Normal):普通邮件,不具有特别重要性和紧急度。
2.重要(Important):具有一定重要性或需要及时处理的邮件。
3.紧急(Urgent):需要立即处理或回复的紧急邮件。
标识管理
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电子邮件分类分级标识管理制度--第3页
为了便于识别和处理邮件,以下标识将在邮件主题和正文中使
用:
1.标题标识:在邮件主题前加上相应的标识,显示邮件的分类
和分级,以及发送者的姓名和部门。例如:
-内部邮件:[内部邮件]-[一般]-发送者姓名-发送者部门
-外部邮件:[外部邮件]-[一般]-发送者姓名-发送者部门
-保密邮件:[保密邮件]-[重要]-发送者姓名-发送者部门
-公告邮件:[公告邮件]-[一般]-发送者姓名-发送者部门
2.正文标识:邮件正文开头需注明邮件的分类和分级,以及发
送者的姓名和部门。例如:
分类:内部邮件
分级:一般
发送者:发送者姓名
部门:发送者部门
附件管理
电子邮件分类分级标识管理制度--第3页
电子邮件分类分级标识管理制度--第4页
对于包含附件的邮件,发送者应确保附件的完整性和准确性,
并在邮件正文或备注中说明附件的内容和目的。
接收者在处理附件时需注意保密和权限控制,避免未经授权的
访问和传播。
异常情况处理
在遇到以下异常情况时,相关人员应及时采取合适的措施:
1.接收到错误分类或分级的邮件:通知发送者进行修正,并将
邮件正确归类和标识。
2.接收到意外内容的邮件:谨慎处理,避免敏感信息泄漏,必
要时联系相关人员核实。
3.发现异常操作或违反制度的行为:及时向主管或安全管理员
报告,并采取必要的纠正措施。
审批和更新
电子邮件分类分级标识管理制度--第4页
电子邮件分类分级标识管理制度--第5页
本制度的修订和更新需经相关负责人审核和批准,并及时通知
组织内部成员。任何对于该制度的修改和违反应当严格遵守相关规
定,并承担相应责任。
生效日期
本制度自批准之日起生效,并适用于所有组织内部成员。
电子邮件分类分级标识管理制度--第5页
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