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人事档案数字化在人事管理中的重要性分析

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张连恒

摘要：新时期经济的快速发展，对人事管理工作也提出了新的要求。传统的人事档案管理形式不仅模式陈旧，难以发挥档案信息价值，也需耗费大量的人力、物力。推进人事档案数字化发展进程，有助于为人事管理工作提供有力依据，使人才管理、绩效考核、岗位设置等更具科学性。故此，本文展开人事档案数字化在人事管理中的重要性探究。

关键词：人事档案;人事管理;重要性

1实施人事档案数字化管理的优势

（一）科学规范人事管理制度建设，不断强化档案基础支撑服务效果

将企业人事管理档案进行数字化管理之后，就会有多余的人力资源可以进行调配。在人事档案管理进行数字化之后，能够使企业人事档案所有信息更为完整，更利于查阅。有效的对答案信息进行查阅，高效利用企业人力资源。这种方式在一定程度上提高了企业选拔人才的效率，对人力资源配置也有所帮助。

（二）科学规范人事档案管理过程，为人事档案数字化管理提供条件

运用数字化技术管理人事档案，可以在一定程度上避免随意篡改档案信息现象的出现。在如今的就业条件中，学历和年龄是很重要的因素之一。有些人在填写个人档案时就弄虚作假，但是数字化技术的运用，能将互联网上的信息共享，可以辨别人事档案的真假，为管理者所服务。数字化管理人事档案能够更具有真实性和可靠性，对一些虛假信息进行筛选。

（三）优化人事档案管理机制，为人事档案数字化管理提供保障

优化人事档案管理需要做的是将人事档案分成合理的层次，每一层次的职能都有着明确的定义。并且利用数字化技术能够让档案管理不再受地域和时间的限制，实行统一管理。运用数字化技术进行档案管理，能够在一定的时间内查阅更多的人事资料，省去了很多繁琐的步骤，比传统人事档案工作便捷了很多。

（四）科学规范人事档案数字化管理，不断提高人事档案管理运用效率

科学的规范人事档案管理流程，不仅节省时间还能够提高效率。如何更加规范流程，从三个方面来论述：日常管理、库房管理、系统维护。在日常管理中的工作步骤主要是收集、整理、审核、验收、修改等等。通过不断的改进，会让这些日常工作过程变得更加简单，操作一体化。在库房管理方面，使用数字化能够实现自动化查阅信息，自动清点档案数量等等。

2浅议人事管理的现状及存在的主要问题

2.1岗位设置问题

在人事结构设置、岗位人员匹配中，由于工作内容与职责的差异，原则上应是“专人专岗”。基于岗位需求，人员的专业结构、工作能力等，使员工在自身的岗位工作中发挥最大潜能。但因人事管理推进缓慢，存在人岗匹配不精准的问题，造成员工间有的工作过于饱和，有的虽身兼数职但却多为闲职。同时目前单位招聘的人才不一定与应聘岗位精准匹配，只能凭借经验判断。现有的人事档案信息还没有建立符合岗位条件的人才模型，无法全面了解应聘者的综合能力、岗位匹配度指数等，这种片面、经验主义可能会导致招聘工作的误差，无法判断应聘者是否能够胜任求职岗位。

2.2关于人才流失

新时代人才是发展的内驱力。因人事管理工作存在漏洞，导致人事工作开展不力，高层次人才流失严重。特别是在互联网+时代背景下，行业间的竞争加剧，薪资的透明度提高。忽视人事档案数字化管理工作的開展与平台建设，人资工作全凭主观判断，不仅使其具有盲目性，也会导致人才的流失。

2.3绩效考核问题

在人资工作开展过程中，建立绩效考核制度，是检验员工个人能力、部门协作能力与领导工作水平等重要方式。很多单位绩效考核体系过于笼统，部门间的交叉工作、连续性工作、跨度较大的工作等因存在一定的复杂性、特殊性，导致难以量化，其全凭大致估测、对员工工作态度的考评等进行绩效考核。难以发挥激励作用与约束力，更无法激发员工的工作热情，基本等于形同虚设。

3人事档案数字化在人事管理中的重要性

3.1依靠人事数字化平台，为人资工作开展提供支撑

促进人事档案的数字化，广泛进行数据抓取、分析，通过多个渠道进行信息搜集，有助于人事管理的系统化。首先，通过人事档案管理系统与采集终端等数据接口，自动收集职工薪酬、绩效、社会服务等方面的相关权威信息。其次，现代人事管理趋势下，传统的人事档案管理模式已经难以满足工作开展所需，可将员工纸质档案进行信息扫描，进行数字化存档，如：基本信息、政治面貌等。在数字化管理系统中，职工个人自行填报本人的其他信息将被采集，如：社会关系、性格、爱好等。对于外部环境数据来说，通过人事档案信息管理系统与互联网的数据接口，也将被全部采集，如：社会行为、个人信用等。这些数据能够为人力资源的量化管理、科学管理夯实数据基础，能够全方位、立体地反映出员工的工作能力与精神面貌。

3.2通过数字化工作方式，构建可量化绩效考核机制

在工作过程中，员工会产生大量的数据，如：考勤、任务完成情况等，这些数据真实地反映出员工的日常工作轨迹，记录着各种实时数据通过