合同管理制度.doc

合同管理制度

1目的：

为提高合同履行率与畅通发货过程；同时为降低销售风险，做到每一笔业务都有据可查，特制定本合同管理程序。

2范围：适用公司所有产品销售的合同管理。

3职责

3.1作为销售交易中的当事人，营销员对成交的每一笔业务都必须与顾客签订合同。否则，没有合同的订单公司可以不受理发货；

3.2营销员负责个自辖区内招标项目的合同签订非招标项目的合同签订以及特殊（通常指低压产品的即收货款订单）订单的合同或协议补签；

3.3每份合同或协议，在盖章之前均必须经过合同评审专员的评审。确认后方可与顾客进行签约；

3.4计调专员根据订单审核库存生产技术，及时与生产部和技术部沟通，优化配置发货；

3.5物流协调员负责发货回单的工作跟进；

3.6中低压合同统一存档管理。每一份合同，合同评审员都必须负责存档并交原件一份至财务部；

3.7每一份发货单，统计文员在登记完发货统计表后都必须将发货单上的财务联交至财务部。

4程序

4.1客户订货需按照已签的合同传真下单，接单文员受理并确认；

4.2接单文员根据库存量决定是否下生产订单，生产订单由内勤组长审批后传达到生产部按排生产；

4.3库存充足的状况，由接单文员知会统计文员打印发货单，再由计调专员审核；

4.4根据发货业务的所属部门，由部门营销主任审批发货单。之后物流协调员通知成品仓备货装车，最后司机执行运输任务。

5实施要求

5.1合同评审及审核规定

5.1.1当营销人员有签订合同意向时，必须就合同产品能否生产库存情况及供货周期与营销部合同评审专员联系，得到确认后方可签定合同。如事先未经联系，造

成供货不能满足产品不能生产等，由此造成损失由经办人自负，并计入当月考核。

5.1.2合同评审工作，审核期限必须为合同签订的当日或次日。

5.1.3合同或订单签订后，必须于当日或第二天及时返回合同评审专员处，以便及早做好产品预留及安排生产工作，路途较远等可先发传真，但合同原件必须于一个月内返回，交合同评审专员处存档，如返回不及时，每份罚款50元。如因返回不及时，造成合同履行困难，诉讼困难，责任由经办人员自负。

5.1.4合同审核程序：如经办人在公司，须自行填写合同审核表，自行转相关领导人员审核(营销部生产部技术部)；如传真等形式，须由合同评审专员代为审核。

5.2合同变更规定当用户有合同变更意向时，经办人须及时与合同评审专员联系，取得同意后，按要求做好相关变更手续。凭有需方盖章的书面变更说明，两日内书面或传真形式返回合同评审专员处，并于一月内返回原件。逾期每份罚款50元。

5.3合同签订规范性规定

5.3.1合同内容填写必须做到准确具体详尽，如：需方单位名称必须与需方公章及发票开具单位名称保持一致；型号规格单位数量单价一定要准确清晰，否则，按不规范合同计入个人考核，如造成损失，责任由合同签订人自负。

5.3.2产品规格型号超过合同文本行数，必须附合同清单，清单内容如下：规格型号单价数量单位金额。合同清单必须双方盖章确认，清单全额必须与合同文本金额相同。

5.3.3交货日期必须采用数字形式，注明为X年X月X日前，必须填写清楚，不能为空。

5.3.4结算方式及期限一栏，不论采取预付款形式定金形式货到付款形式等，质保金一般限制在5%以内，特殊情况限制在10%以内，质保期限一般合同为六个月，投标合同质保期限为12个月。

5.3.5在和用户洽谈合同条款时，若用户能适用规范合同条款的要求，可直接使用盖有公司合同公章的合同直接签订合同；若用户在谈判中提出的要求与我们的规范合同条款有一定差距，销售人员可使用不盖厂家的空白合同草签，并用

电传发回，报内勤组长与合同评审员审查后确定。

5.3.6需方单位发票若为增值税发票，合同必须注明税号开户银行帐号单位地址电话（必须注明长途区号），否则按不规范合同计入个人考核。

4.4.7凡在填写销售合同时，我行我素乱填者，合同不予审查，罚款50元。

4.4.8在填写合同时，绝对不允许出现涂改现象（先和客户就条款内容，在不盖章的要式合同上草签确认后，再用正式合同填写）。违者罚款100元。

5.4订单订货程序规定

5.4.1如遇合同签定不便等特殊情况，可采取订单订货，但订单内容必须注明：订货日期订货单位全称产品名称型号规格（电压等级钢芯铝绞线及带钢芯架空电缆需注明钢芯结构）单位数量单价金额运费包装费承担交货日期联系人电话付款方式，并加盖订货单位公章，方可生效，但必须于一月内返回原件，不用再后补合同。

5.4.2接单文员不受理口头的订货，特殊情况须把口头的订货记录书面化，回传给顾客确认。顾客客观原因不便书面确认的，也可由营销员担保。之后，计调专员方可按排生产或发货；

5.4.3所有的生产订单应以计调专员签发内勤组长审批的书面通知为准。生产部不受理口头的生产订单，营销部视口头的生产订单为无效