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合同档案管理办法

一、总则

1.1为加强合同档案的管理，规范合同档案的收集、整理、归档、

保管和利用工作，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据

《档案法》、《合同法》等相关法律法规，制定本办法。

1.2本办法适用于公司内部各类合同档案的管理，包括合同签订、

履行、变更、解除、终止等环节所形成的文件材料。

（1）及时性：合同档案应及时收集、整理、归档，确保档案的完

整性；

（2）准确性：合同档案应真实、准确地反映合同签订、履行等实

际情况；

（3）安全性：合同档案应妥善保管，防止丢失、损毁、篡改等情

况发生；

（4）保密性：合同档案涉及商业秘密和国家秘密的，应按照相关

法律法规进行保密；

（5）便捷性：合同档案应便于查询、利用，提高档案使用效率。

二、合同档案的收集与整理

2.1合同档案的收集

（1）合同草案、修改稿、会签稿等；

（2）合同谈判记录、会议纪要等；

（3）合同签订依据，如招投标文件、中标通知书等；

（4）合同评审意见、法律意见书等；

（5）其他与合同签订有关的文件材料。

（1）合同履行过程中的往来函件、通知、报告等；

（2）合同履行过程中的变更、解除、终止等文件材料；

（3）合同履行过程中的验收、结算、支付等文件材料；

（4）其他与合同履行有关的文件材料。

2.2合同档案的整理

2.2.1合同承办部门应按照合同签订、履行等环节，对收集到的文

件材料进行分类、编号、装订。

（1）文件材料应按照时间顺序排列；

（2）文件材料应按照重要程度、利用频率等因素进行分类；

（3）文件材料应确保字迹清晰、完整，易于识别；

（4）文件材料应采用统一规格的装订材料，便于查阅。

三、合同档案的归档与保管

3.1合同档案的归档

3.1.1合同承办部门应在合同履行完毕后，及时将合同档案归档。

（1）合同档案应按照合同类型、签订时间等因素进行分类；

（2）合同档案应填写归档目录，包括合同名称、签订日期、合同

编号等基本信息；

（3）合同档案应按照编号顺序，依次装入档案盒，并在档案盒上

标注合同名称、编号等；

（4）合同档案归档后，应进行编号、编目，确保档案的有序性。

3.2合同档案的保管

3.2.1合同档案应放置在干燥、通风、防潮、防盗、防火的库房

内。

3.2.2合同档案的保管期限，应根据合同性质、金额、履行期限等

因素确定，但不得少于五年。

（1）合同档案应定期进行检查，发现问题及时处理；

（2）合同档案应采取防盗、防火、防潮、防虫等措施，确保档案

安全；

（3）合同档案的借阅、复制、销毁等，应按照公司相关规定执

行。

四、合同档案的利用

4.1合同档案的查询

4.1.1公司内部人员需查询合同档案的，应填写《合同档案查询申

请表》，经合同承办部门负责人审批同意后，方可查询。

（1）查询人应爱护档案，不得损坏、涂改、丢失档案；

（2）查询人应按照档案保管规定，不得私自携带档案离开档案

室；

（3）查询人应遵守保密制度，不得泄露档案内容。

4.2合同档案的借阅

4.2.1公司内部人员需借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申

请表》，经合同承办部门负责人审批同意后，方可借阅。

（1）借阅人应爱护档案，不得损坏、涂改、丢失档案；

（2）借阅人应按照借阅期限归还档案，不得私自转借、复制档

案；

（3）借

========本合同更广泛的场景，特设场景及条款

========

特殊应用场合及增加条款：

1.特殊应用场合：跨国业务合同

增加条款：

（1）适用法律与争议解决：明确合同适用的法律及争议解决的方

式，如仲裁或诉讼，并指定仲裁或诉讼的地点。

（2）货币与汇率：约定合同金额的货币种类，以及汇率波动对合

同履行的影响和处理方式。

（3）进出口限制