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文件管理制度(修订版)

红头文件管理制度

〔2021年修订版〕

一、总则

(一)为适应公司规范化、科学化管理必需要，做好公司红头文

件管理

工作，依据公司实际状况修订本制度。

(二)红头文件是接收传达方针政策，公布公司行政规章制度、

指示、

请示和答复等问题、指导商洽工作、报告状况、交流信息的重

要工具，必需认真做好管理，有效为公司发展服务。

(三)综合办公室是公司红头文件处理工作的管理部门，负责公

司红

头文件的收发、分办、传递、审核、催办、印刷、用印、立卷、

归档、销毁等工作，对各部门的红头文件处理进行检查指导和监

督管理。

(四)红头文件处理必需做到准确、及时、安全，严格按照规定

的时

限和要求完成。

二、公司红头文件使用范围和红头文件

(一)规定。

红头文件为“规〞。用于公布重要的行政规章制度，采用

重大的强制性行政措施。

(二)决定、决议。

红头文件为“决〞。对重要事项或重大行动做出安排，用

“决定〞；经会议讨论通过并要求落实的事项，用“决议〞。

(三)通知、通报。

红头文件为“通〞。转发上级机关红头文件，批转下级红

头文件，要求下级办理和必需要共同执行的事项，用“通知〞；

表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报〞。

(四)请示、报告。

红头文件为“请〞。向上级请求批示与批准，用“请示〞；

向上级汇报工作、反映和说明状况、提出建议，用“报告〞。

(五)批复。

红头文件为“复〞。用于答复请示事项。

(六)联系函。

红头文件为“函〞。用于商洽工作、询问问题、向有关主

管部门请求批准等。

(七)会议纪要。

红头文件为“纪〞。用于传达会议议定事项和主要精神，

要求与会者共同遵守。

(八)任免。

红头文件为“任〞。用于对公司经营管理各岗位职务、职

称等进行任免。

三、红头文件分类编号和红头文件编码

(一)公司发文，一定要由综合办公室统一按照红头文件使用范

围

标注红头文件分类编号。

1.以公司董事会名义发文，以“永青董字A【20BB】C号〞进

行编号；

2.以公司行政名义发文，以“永青公司字A【20BB】C号〞进

行编号；

3.以公司党委名义发文，以“永青党字A【20BB】C号〞进行

编号；

4.以公司纪委名义发文，以“永青纪字A【20BB】C号〞进行

编号；

5.以公司工会名义发文，以“永青工会字A【20BB】C号〞进

行编号；

6.以公司监事会名义发文，以“永青监字A【20BB】C号〞进

行编号；

(二)公司发文和收文，一定要由综合办公室统一进行红头文件

编

码，发文和收文分别以发【BBBB】DDEEEE和收【BBBB】DDEEEE

进行编码管理。

(三)字母释义。

A：为红头文件，如“规、决、通、请、复、函、纪、任〞；

【20BB】：为所发红头文件的年份，如“【2021】〞；

C号：为本年度所发红头文件的顺序号，如“1号〞。

DD：为月份，如“01〞；

EEEE：为本年度所收红头文件的顺序号，如“0001〞。

四、红头文件内容

(一)红头文件内容一般由密级、紧急程度、标题、发文字号〔分

类

编号〕、签发人、正文、附件、发文时间、印章、主送机构〔部

门〕、抄报〔送〕机构〔部门〕、印发部门和时间等部份组成。

(二)密级分为“A级〞、“B级〞、“C级〞。

(三)紧急程度分为“特急〞、“紧急〞、“一般〞。

(四)红头文件标题应准确、简要概括红头文件的主要内容。

(五)发文字号包括、年份、顺序号。

(六)公司对内发红头文件对全公司具有效力，对外发红头文件

代表

公司的整体意志。

(七)红头文件应在首页注明签发人姓名。

(八)红头文件内容要求事实清楚、观点鲜亮、条理清楚、文字

精炼、

用语准确。

(九)发文机构〔部门〕必需注明全称。

(十)多页红头文件应标明页码。

(十一)红头文件须经盖章方为有效。

(十二)红头文件一般应该是对公司各方面事务具有一定指导

性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文档则应以信

息联系单、报告、简报等形式流转，避免随意发文，发文由综合

办公室统一进行编码，保证唯一性。